Ako automaticky e-maily BCC pomocou pravidiel v programe Outlook

Ako

Autor:Michael Bryant

Naposledy aktualizované dňa3. septembra 2020

V závislosti od vašej situácie možno budete chcieť poslať skryté kópie e-mailu prostredníctvom programu Microsoft Outlook. Namiesto toho, aby ste to robili ručne vždy, môžete vytvoriť pravidlo, ktoré to urobí automaticky. Nižšie uvedené riešenie zvládne úlohu a vyžaduje len malé nastavenie; funguje to vždy, keď pošlete e-mail jednotlivcovi alebo skupine.

Prečo e-maily BCC?

BCC znamená „slepú kópiu“. Rovnako ako CC (alebo „uhlíková kópia“), aj BCC je spôsob odosielania kópií e-mailu iným ľuďom. Na rozdiel od CC však v tomto prípade primárny príjemca nevie, že niekomu inému bola odoslaná kópia.

Pomocou pravidiel programu Microsoft Outlook môžete niekoho automaticky skryte kopírovať vždy, keď pošlete e-mail jednej osobe alebo skupine. Môžete napríklad chcieť, aby váš nadriadený alebo oddelenie ľudských zdrojov BCC správne zdokumentovali korešpondenciu s niekým. V inom prípade je skupinová BCC skvelým spôsobom, ako poslať e-mail mnohým ľuďom (napríklad bulletin alebo leták) bez toho, aby ste im poskytli prístup ku kontaktným informáciám všetkých ostatných.

Vytvorenie pravidla BCC v programe Microsoft Outlook

1. Kliknite Súbor v programe Microsoft Outlook.
2. Vyberte Info z ponuky vľavo.
3. Vyberte krabicu, Správa pravidiel a upozornení.

Ďalej je čas vytvoriť pravidlá pre BCC. Neexistuje spôsob, ako vytvoriť automatické BCC v programe Microsoft Outlook, ktorý vyžaduje iba jeden krok. Stále je to však možné vytvorením dvoch samostatných pravidiel

Vytvorte skupinu

1. Kliknite Nové pravidlo v ľavej hornej časti poľa Pravidlá a upozornenia.
2. Vyberte si Použiť pravidlo na správy, ktoré odosielam v časti Začať z prázdneho pravidla.
3. Vyberte Ďalšie.
4. začiarknite políčko, poslať ľuďom alebo verejnej skupine.
5. Kliknite na Ľudia alebo Verejná skupina odkaz na výber príjemcov.
6. Pridať príjemca (alebo príjemcovia). E-mail (e-maily) si môžete vybrať zo svojho adresára alebo ich napísaním do poľa „Komu“.
7. Kliknite OK.

Ďalej vytvárame kategóriu, ktorá sa neskôr použije na automatické odosielanie e-mailov so skrytou kópiou:

1. Kliknite Ďalšie.
2. Začiarknite políčko vedľa priraďte ho do kategórie kategórie.
3. Vyberte Kategória v časti Upraviť popis pravidla.
4. Skontrolujte existujúce kategórii alebo vytvorte nový.
5. Kliknite Ďalšie.
6. Vyberte Ďalšie.
7. Pridaj názov pravidla.
8. Vyberte si Skončiť.

Poznámka: Toto pravidlo sa spustí, len keď otvoríte Microsoft Outlook.

Prvé pravidlá naznačovali, že vždy, keď pošlete e-mail jednému alebo viacerým ľuďom, bude mu priradená kategória. Teraz je čas vytvoriť pravidlo, ktoré bude prijaté e-maily automaticky preposielať na iný e-mail. V tomto prípade sebe alebo niekomu inému.

Aktivujte funkciu Auto Forward

Pred posunom vpred nezabudnite kliknúť na Priečinok odoslaný pre váš e-mail v programe Microsoft Outlook. V opačnom prípade to nebude fungovať.

1. Kliknite Nové pravidlo v ľavej hornej časti poľa Pravidlá a upozornenia.
2. Vyberte si Použiť pravidlo na správy, ktoré dostávam v časti Začať od prázdneho pravidla.
3. Vyberte Ďalšie.
4. Skontrolujte Priradené ku kategórii Kategória.

Odtiaľ:

1. Kliknite Kategória pod krokom 2.
2. Vyberte kategóriu vybratú vyššie.
3. Vyberte OK.
4. Kliknite Ďalšie.
5. Začiarknite políčko pre Pošlite to ľuďom alebo verejnej skupine.
6. Vyberte si Ľudia alebo verejná skupina v spodnej časti.
7. Pridajte preposlať email v poli Komu.
8. Vyberte Ďalej dvakrát.
9. Uveďte názov pravidla.
10. Vyberte si Skončiť.

Poznámka: Toto pravidlo sa spustí, len keď otvoríte Microsoft Outlook.

Podľa týchto pravidiel, keď je e-mail odoslaný jednému alebo viacerým ľuďom (pravidlo 1), v konečnom dôsledku sa prepošle niekomu inému (alebo skupine ľudí) prostredníctvom BCC (pravidlo 2). Pravidlá môžete kedykoľvek upraviť tak, že sa vrátite do Súbor > Informácie a výberom položky Spravovať pravidlá a upozornenia.

Vytvorte si to a zabudnite na to

Keď potrebujete zdokumentovať e-maily odoslané ostatným zverejnením BCC, môžete to urobiť zakaždým manuálne alebo vytvoriť dve pravidlá, takže sa to vždy vykoná automaticky. Na čo čakáte, zamierte do Microsoft Outlooku a začnite vytvárať svoje pravidlá!

Recenzie

Čo je osobný kapitál? Prehľad 2019 vrátane toho, ako ich používame na správu peňazí

Či už začínate s investovaním alebo ste skúsený obchodník, Osobný kapitál má pre každého niečo. Tu je pohľad na...