Ako urobiť dôležité e-maily vyniknúť v programe Outlook

Ako

podľaBen Stockton

Posledná aktualizácia dňa11. januára 2020

Takmer každý zamestnanec v kancelárii sa musí vysporiadať s nepraktickým e-mailovým doručením naraz. Našťastie používatelia aplikácie Microsoft Outlook môžu využívať rôzne funkcie navrhnuté tak, aby vynikali dôležitými e-mailami.

Zahŕňajú podmienené formátovanie a kategórie farieb na pridanie rôznych typov písma a farieb do vašich e-mailov. Tu je návod, ako používať tieto funkcie v programe Outlook.

Použitie podmieneného formátovania v programe Outlook

Podmienené formátovanie umožňuje nastaviť pravidlá formátovania pre e-maily programu Outlook. Svojim e-mailovým správam môžete nastaviť rôzne farby, písma a štýly tak, ako sa zobrazujú v doručených. Ak chcete začať, musíte si vytvoriť nové pravidlo podmieneného formátovania.

V programe Outlook kliknite na položku Zobraziť> Zobraziť nastavenia v Aktuálny pohľad kategórie. V Rozšírené nastavenia zobrazenia kliknite na Podmienené formátovanie.

Vytvorenie nového pravidla podmieneného formátovania

Ako uvidíte z Podmienené formátovanie nastavenia programu Outlook už používa pravidlá podmieneného formátovania pre určité scenáre. Napríklad neprečítané e-maily sa zobrazia s modrým textom s použitím písma používateľského rozhrania Segoe.

Ak chcete pridať vlastné pravidlo podmieneného formátovania, kliknite na ikonu pridať Tlačidlo.

Priraďte svojmu pravidlu príslušné meno a potom kliknite na font na nastavenie možností formátovania, ako je písmo, farba a veľkosť.

cvaknutie OK potvrďte nastavenie písma.

Po nastavení štýlu formátovania pravidla kliknite na ikonu podmienka Tlačidlo.

Od tejto chvíle môžete nastaviť pravidlo, aby sa automaticky vzťahovalo na e-maily, ktoré obsahujú určité kľúčové slová, alebo na e-maily, ktoré sa odosielajú na alebo z určitých e-mailových adries.

Formátovanie podľa e-mailovej adresy

Ak chcete pridať pravidlo, ktoré sa vzťahuje na e-maily od konkrétneho odosielateľa, zadajte e-mailovú adresu do z oddeľte viac e-mailových adries bodkočiarkou. Môžete to aplikovať na všetky e-maily odoslané z jedného webu zadaním @ domain.com, nahradením domény doména.com správnym názvom domény.

Môžete to urobiť aj pre e-maily, ktoré odosielate, skôr ako prijímať, zadaním e-mailovej adresy do Poslať namiesto toho box.

Formátovanie podľa kľúčového slova

Ak chcete použiť pravidlo podmieneného formátovania na e-maily, ktoré obsahujú slová, do kľúčového slova zadajte kľúčové slovo (alebo kľúčové slová) Vyhľadajte slová box.

Vyberte ikonu Iba pole predmetu v rozbaľovacej ponuke nižšie vyhľadajte iba pole predmetu pre vybrané kľúčové slová alebo Pole predmetu a telo správy možnosť prehľadať celý e-mail.

Rozšírené pravidlá podmieneného formátovania

Ďalšie zložité pravidlá formátovania môžete vytvoriť v Viac možností a Pokročilé Karty. Od tejto chvíle môžete svoje nové pravidlo uplatniť na e-maily podľa ich stavu čítania, dôležitosti, príznaku sledovania, veľkosti a ďalších.

Ak chcete napríklad nastaviť pravidlo, aby sa vzťahovalo iba na neprečítané e-maily, kliknite na ikonu Iba položky, ktoré sú začiarkavacie políčko v Viac možností potom vyberte kartu neprečítaný z rozbaľovacej ponuky.

V Pokročilé na karte môžete vytvoriť konkrétne vyhľadávania pre svoje pravidlo pomocou takmer všetkých dostupných údajov programu Outlook. Kliknutím na ikonu Fields Táto možnosť vám ponúka stovky možností na výber. Najbežnejšie polia sú uvedené v zozname Často používané polia kategórie.

cvaknutie Pridať do zoznamu pridajte tieto rozšírené kritériá vyhľadávania do pravidla formátovania. V nasledujúcom príklade je uvedené pokročilé vyhľadávanie všetkých e-mailov, ktoré obsahujú „Ben“ v predmet lúka.

Keď budete so svojím pravidlom spokojní, kliknite na tlačidlo OK OK potvrďte OK zatvoriť Podmienené formátovanie okno nastavení.

Používanie kategórií e-mailov

Aj keď je to možné kategorizáciu e-mailov programu Outlook pomocou priečinkov vyhľadávania, ďalším spôsobom zdôraznenia dôležitých e-mailov je použitie kategórie. Kategórie majú samostatný názov a farebnú značku, ktorá vám umožňuje ich zobrazenie samostatne.

Napríklad systém zeleno-žlto-červenej farby vám môže pomôcť pri určovaní priorít najdôležitejších e-mailov, napríklad. V predvolenom nastavení program Outlook ponúka kategórie v modrej, zelenej, oranžovej, fialovej, červenej a žltej. Môžete ich upraviť alebo vytvoriť vlastné pomocou alternatívnych farieb a mien.

Vytváranie alebo úpravy kategórií

Ak chcete vytvoriť novú kategóriu alebo upraviť existujúcu kategóriu, kliknite na ikonu Domov > Kategorizácia> Všetky kategórie.

cvaknutie Nový vytvoriť novú kategóriu. Z rozbaľovacej ponuky vyberte farbu svojej kategórie a pomenujte ju v názov hore.

cvaknutie OK uložte svoju kategóriu.

Ručné použitie kategórie na e-maily programu Outlook

Ak chcete manuálne použiť kategóriu na e-mail Outlook, vyberte ju v zobrazení priečinka Outlook. cvaknutie Domov> Kategorizácia, potom kliknite na svoju kategóriu.

Vaša kategória sa zobrazí ako farebný štvorec v predvolenom zobrazení priečinka programu Outlook nad časom a dátumom prijatia. Názov vašej kategórie sa v zobrazení e-mailu zobrazí pod predmetom e-mailu.

Ak chcete zobraziť e-maily podľa kategórie, kliknite na ikonu Zobraziť> Kategórie a prejdite na príslušnú časť pre svoju kategóriu.

Automatické použitie kategórií programu Outlook

Pravidlá programu Outlook môžete tiež použiť na automatické použitie kategórií na určité e-maily. Kliknite na Súbor> Informácie> Spravovať pravidlá a upozornenia.

V Pravidlá e-mailu karta karty Pravidlá a upozornenia kliknite na ikonu Nové pravidlo Tlačidlo.

vybrať Použiť pravidlo na prijaté správy pred kliknutím Ďalšie.

Vyberte kritériá vyhľadávania pre pravidlo farebnej kategórie. Ak chcete napríklad použiť pravidlo na e-maily z určitej e-mailovej adresy alebo názvu domény, kliknite na ikonu Od ľudí alebo od verejnej skupiny checkbox.

V Krok 2 v oblasti nižšie kliknite znova na kritériá (podčiarknuté modrou farbou). Vedľa z v dolnej časti zadajte svoju e-mailovú adresu alebo názov domény.

Ak program Outlook nájde e-mailovú adresu v existujúcej poštovej schránke, vyberte ju zo zobrazeného zoznamu a kliknite na tlačidlo OK. Ak to nie je možné, kliknite na tlačidlo OK Zrušiť. Pravidlo sa vytvorí bez ohľadu na to. cvaknutie Ďalšie pokračovať.

Akciu pre svoje pravidlo môžete nastaviť v ďalšej fáze. Kliknutím povolíte „Priradiť do kategórie kategórie“Vo výbere Krok 1 oddiel.

Kliknutím na a vyberte kategóriu, ktorej sa má toto pravidlo priradiť kategórie v Krok 2 sekcii nižšie, pred kliknutím OK, potom Ďalšie.

Ďalšia fáza vám umožňuje vybrať akékoľvek výnimky z tohto pravidla. Vyberte ich, ako je uvedené vyššie, alebo kliknite na Ďalšie pokračovať.

V záverečnej fáze zadajte názov pre pravidlo farebnej kategórie a potom zvoľte Spustiť toto pravidlo teraz pre správy, ktoré sa už nachádzajú v priečinku Doručená pošta začiarknite toto políčko, aby ste ho mohli retrospektívne použiť na všetky vaše existujúce e-maily.

cvaknutie Skončiť vytvoriť a spustiť pravidlo. Kategória farieb sa použije na vaše e-maily podľa zvolených kritérií.

Nezmeškajte dôležité e-maily v programe Outlook

Používanie kategórií farieb a pravidiel podmieneného formátovania je vynikajúci spôsob, ako v aplikácii Outlook vyniknúť dôležitým e-mailom, ktoré odosielate a prijímate. Nezabudnite zvýšiť produktivitu programu Outlook ešte viac pomocou ďalších pravidiel programu Outlook a sledovania príznakov na sledovanie e-mailových reťazcov a dôležitých úloh.

Môžete tiež používať rýchle súčasti v programe Outlook na rýchle pridanie bežných vyhlásení k e-mailovým odpovediam.