Čo sú súbory Outlook PST a prečo ich používať... alebo nie?

Vysvetľovač

Autor:Steve Krause

Posledná aktualizácia dňa27. október 2021

Takmer každý, s kým v práci hovorím, sa sťažuje na veľkosť svojho firemného e-mailového účtu. Normálne to nie je problém (ale ľudia sa stále sťažujú), pretože keď sa poštová schránka blíži k svojmu limitu, väčšina e-mailové servery (ako Microsoft Exchange) upozornia používateľa, aby mohol vyčistiť poštovú schránku pred server presadzuje obmedzenia ich veľkosti obmedzením odosielania/prijímania zo servera.

Teraz je všetko v poriadku a Dandy, AŽ... odídete na pár dní na dovolenku, tie upozornenia na veľkosť e-mailu prídu a odídu a potom bum! Vaša poštová schránka je plná a už nemôžete odosielať/prijímať e-maily zo svojho mobilu alebo dokonca z OWA (Outlook Web Access). Prijal som hovor miliónkrát. Môj iPhone nemôže odosielať e-maily, pomôžte!

• Takže, čo robiť?
• Existuje riešenie týchto nedostatočne dimenzovaných poštových schránok?
• Čo mám urobiť pred odchodom na dovolenku?

Teraz vám predstavím neslávne známe (podľa IT) súbor Outlook PST.

Čo sú súbory .PST programu Outlook?

• Dátové súbory programu Outlook alebo súbory .PST programu Microsoft Outlook (ako sú známejšie) je možné vytvoriť pomocou Microsoft Outlook na presun alebo skopírovanie e-mailov a príloh z účtu poštovej schránky servera do vášho lokálneho účtu PC. V podstate ide o lokálny archív alebo ukladací súbor, ktorý vytvoríte na ukladanie e-mailov a príloh na pevný disk počítača, disk USB alebo zdieľanie servera (v závislosti od toho, kde ho vytvoríte a uložíte).

Koľko môžete uložiť súbory .PST v programe Outlook?

• Pred verziou Outlook 2003/2007 mohli súbory .PST uchovávať iba 2 gigabajty e-mailov a príloh. V programoch Outlook 2003 a Outlook 2007 sa formát zmenil, čo umožňuje, aby súbory .PST podľa potreby rástli na veľkosť viac ako 20 gigabajtov, pokiaľ nie je predvolená konfigurácia je upravená.
• Úprimne, nedovoľte im získať 20 koncertov. Je to a veľa lepší nápad, aby vaše súbory .PST neboli väčšie ako niekoľko koncertov. Ak potrebujete viac úložného priestoru, namiesto vytvárania vytvorte nový súbor .PST obrovský .PST archívy. Čím väčšie sú súbory .PST, tým väčšia je pravdepodobnosť poškodenia a straty údajov (navyše tým ťažšie bude zálohovanie zlých chlapcov.) Môžete pripojiť toľko súborov .PST súbory do vášho klienta Outlook podľa potreby, takže ak potrebujete uložiť viac ako niekoľko starých koncertov email.
• TIP – Ak na archiváciu starých e-mailov používate súbory .PST, po skopírovaní všetkých starých údajov do nich ich komprimujte. E-mail je zvyčajne len text, takže sa VEĽMI pekne komprimuje.

Ako môžem vytvoriť súbory .PST programu Outlook?

• Je to JEDNODUCHÉ, tu je niekoľko návodov Outlook 2007, 2013, a 2016.

Prečo používať/vytvárať súbory .PST? Výhody?

Veľkosť poštovej schránky

• Pamätáte si prvý odsek tohto článku? Väčšina správcov elektronickej pošty obmedzuje veľkosť firemných poštových schránok. Čím väčšia je poštová schránka, tým viac miesta na disku potrebujú, tým viac potrebujú zálohovať A tým viac ČASU potrebujú na vykonanie týchto záloh.
• Ak ste e-mailový packrat (ako ja), poštová schránka s veľkosťou 200 megabajtov to jednoducho neskráti. Odtiaľ prichádzajú súbory .PST. Stačí vytvoriť súbor .PST a presunúť doň svoj e-mail. Fungujú rovnako ako bežný priečinok poštovej schránky v programe Outlook. Drag and Drop. Je to jednoduché! fórum>.
• Najnovšie verzie Windows Search indexujú vašu poštovú schránku A všetky miestne súbory .PST (konfigurovateľné) ktoré umožňujú takmer okamžitý prístup ku všetkým e-mailom prostredníctvom vyhľadávacích funkcií zabudovaných v Microsofte Outlook.

Zálohovanie a obnova po havárii

• Ak nemáte (alebo nedôverujete) správcovi e-mailu, ktorý pravidelne zálohuje váš e-mailový server, potom skopírovanie e-mailu (áno, nemusíte PRESUNÚŤ poštu do súborov .PST, môžete ju tiež skopírovať) do miestneho súboru .PST je rýchly a jednoduchý spôsob, ako zabezpečiť, aby sa váš e-mail dal obnoviť na serveri DR scenár.

Prenosnosť

• Súbory .PST umožňujú prenos e-mailov. Povedzme napríklad, že chcete presunúť e-mail z jednej poštovej schránky do druhej. Napríklad možno meníte prácu a chcete priniesť starý e-mail. Alebo možno meníte poskytovateľa hostiteľov. ALEBO možno budete chcieť skopírovať svoj osobný a pracovný e-mail do súboru .PST, uložiť ho na malý USB disk a mať ho vždy pri sebe. Ako som povedal, súbory .PST udržiavajú poštu veľmi prenosnú. A áno, aj účet GMAIL, ale tento článok nie je o GMAIL :)

Bezpečnosť

• Vedeli ste, že je takmer nemožné sledovať/auditovať, či váš IT pracovník/oddelenie číta váš e-mail? Presunutie „citlivého“ alebo „dôverného“ e-mailu z e-mailového / Exchange servera do lokálneho súboru .PST pridáva vrstvu zabezpečenia.
• Poznámka: Väčšina IT oddelení má možnosť získať vaše súbory .PST bez toho, aby ste o tom vedeli, priamo z vášho pevného disku v práci. Z tohto dôvodu je nevyhnutné použiť dodatočné zabezpečenie na pevnom disku počítača. Čoskoro napíšem článok na túto tému, ale zatiaľ si ho pozrite toto článok. Je to trochu „GEEKY“, takže čoskoro na to nadviažem článkom, ktorý vysvetľuje niekoľko možností zabezpečenia súborov .PST.

Aké sú nevýhody používania súborov .PST?

Vzdialený prístup

• Raz je pošta presunutý do súboru .PST, už nebude k dispozícii na serveri pomocou aplikácií pre vzdialený prístup, ako je OWA alebo mobilné telefóny, ktoré sa SYNCHizujú s vašou poštovou schránkou. Na prístup k e-mailu v súboroch .PST budete musieť použiť úplného klienta Microsoft Outlook. V týchto situáciách môže pomôcť malý USB disk. Stále to však nie je také pohodlné ako ponechať e-mail na serveri.

Ľudia vás nebudú mať radi a je možné, že prídete o prácu

• Súbory .PST v priebehu času (v závislosti od toho, koľko e-mailov dostanete/uchováte) môžu zaberať VEĽA miesta na vašom lokálnom počítači alebo na serveri, v závislosti od toho, kde ich ukladáte. ITčkári nenávidia čokoľvek, čo ich núti pracovať na čomkoľvek, pokiaľ to nevytvára ich životopis, takže ukladanie veľkého množstva údajov niekam, čo si bude vyžadovať, aby si kúpili viac miesta na disku, ich rozruší.
• Firemné právne oddelenie a väčšina oddelení správy záznamov nemajú radi súbory .PST, pretože umožňujú koncovému používateľovi jednoducho ignorovať alebo obísť pravidlá uchovávania/zničenia firemných dokumentov.
• Tímy pre bezpečnosť podnikových informácií tiež nemajú radi súbory .PST, pretože ak ich o to právna spoločnosť niekedy požiada obnoviť údaje na účely súdneho sporu alebo predvolania, súbory .PST môžu zvýšiť náklady a námahu údajov zotavenie.

Výkon systému a mozgu

• Čím viac e-mailov máte, tým viac e-mailov musíte vy aj váš počítač sledovať a spracovávať.
• Pretože viac e-mailov a príloh sa indexuje pomocou Windows Search (alebo iného e-mailového/systémového indexátora), váš index bude väčší A vaše vyhľadávania budú trvať dlhšie.

Dúfame, že som odpovedal na všetky vaše otázky o súboroch .PST programu Microsoft Outlook a popísal som niektoré výhody a nevýhody na vysokej úrovni. Ale ak som niečo vynechal, pokojne napíšte komentár alebo napíšte svoju otázku do môjho fórum.

Ako

Ako nájsť kód Product Key systému Windows 11

Ak potrebujete preniesť svoj produktový kľúč Windows 11 alebo ho len potrebujete na vykonanie čistej inštalácie operačného systému,...

Ako

Ako vymazať vyrovnávaciu pamäť prehliadača Google Chrome, súbory cookie a históriu prehliadania

Chrome odvádza skvelú prácu pri ukladaní vašej histórie prehliadania, vyrovnávacej pamäte a súborov cookie na optimalizáciu výkonu vášho prehliadača online. Jej postup...

ponuky

Priraďovanie cien v obchode: Ako získať ceny online pri nakupovaní v obchode

Nákup v obchode neznamená, že musíte platiť vyššie ceny. Vďaka zárukám dorovnania cien môžete získať online zľavy pri nákupe v...