Prečo nenávidím bezpapierové vyhlásenia a ako sa s nimi vyrovnať

Ako

podľaDave Greenbaum

Posledná aktualizácia dňa23. júla 2019

Každý druhý týždeň sa mi zdá, že zažívam spoločnosť, ktorá ma povzbudzuje k tomu, aby som prešiel na fakturáciu bez papiera. Podplatia ma, ale naučil som sa tvrdý spôsob, ako bojovať proti tomuto „pohodliu“ a vždy som sa rozhodol pre skutočný účet. Keď som prehral bitku, vyvinul som niekoľko užitočných stratégií na predchádzanie problémom.

Predajné ihrisko pre bezpapierovú fakturáciu

Počujem to všetko. Papier je riskantný. Niekto môže vyňať účet z vašej poštovej schránky a ukradnúť vašu totožnosť. Mohli by to ukradnúť z koša. Ale nie! Akonáhle uvidia účet, mohli by si uvedomiť, že toho veľa nemusia ukradnúť. Papier je nevyhovujúci. Hromádky papiera sa hromadí a je potrebné sa nimi zaoberať. Ak nenávidíte neporiadok, nenávidíte papier. Nenávidíte problémy s otváraním papierovej obálky a čítaním zákona. Mohli by ste dostať papierový výrez! Predovšetkým bezpapierový papier je pre životné prostredie lepší.

Menej papiera znamená menšie zabíjanie stromov.

Všetky tieto výhody pre nich majú určitú pravdu. Zlodej môže ukradnúť informácie z vašej poštovej schránky a spôsobiť problémy. Mohli by získať čísla účtov a použiť ich v cielenom podvode v oblasti sociálneho inžinierstva. Papier sa hromadí. Viem, že to musím podať každý mesiac. Rešpektujem aj environmentálne aspekty elektronických vyhlásení. Recyklujem všetko a ja nenávistné nevyžiadané správy.

Mäkký predaj a tvrdý predaj vás prepnú

Niektorí predajcovia dodávajú mäkký predaj. Zadajú ma do výkresu pre bezplatné produkty alebo služby. Spoločnosť AT&T mi nedávno povedala, že za svoj účet môžem získať veľa bodov, ale iba vtedy, ak fakturujem v papierovej podobe. Niekoľko miest mi ponúklo dobropisy alebo darčekové karty. Stále som vydržal.

Ťažšie predať je to, že nemôžem sťahovať finančné údaje do služieb, ako sú mincovňa alebo Quicken, pokiaľ nezmiznem. Moja banka teraz účtuje poplatok 2,00 USD, ak chcem výpis každý mesiac. Myslím, že papier je pre nich skutočne drahý.

Argument proti fakturácii bez papiera

Národné centrum spotrebiteľského práva (NCLC) analyzovaná bezpapierová fakturácia a zistil, že tento koncept nie je priaznivý pre spotrebiteľa. Niektoré z dôvodov sú zrejmé ako prístup k širokopásmovému pripojeniu a technická zdatnosť starších spotrebiteľov.

Dokonca aj technicky zdatní musia byť opatrní pri fakturácii bez papiera. Všetci sme vyradení e-mailom. Na prvý pohľad nemôžete v e-maile zistiť, či ide o účet alebo akciu. Ak nie ste opatrní pri odhlasovaní marketingových správ, vy ani váš filter nevyžiadanej pošty nebudete vedieť rozlíšiť rozdiel.

Keď už hovoríme o malom, keďže čoraz viac ľudí kontroluje e-maily v mobile, tieto výroky sa čítajú ťažšie. Ak je váš papierový doklad v papierovej podobe iba vo formáte pdf, budete potrebovať buď výnimočnú víziu, alebo stabilné ruky, aby ste mohli každú batériu stlačiť a priblížiť. Pravdepodobnejšie bude číslo „vyzerá dobre“ a prejdete na ďalší e-mail. Ak sú vaše účty platené automaticky, nemáte veľa dôvodov na prečítanie vašich vyhlásení. Toto „pohodlie“ spôsobuje, že vám chýbajú chyby, ktoré vás stoja peniaze. Keby zlodej testoval vašu kreditnú kartu, vždy by ste videli ten malý poplatok?

Papierové bankovky nám pripomínajú, že je splatný účet. Keď dostanete tento papier, má dátum splatnosti, o ktorý sa musíte postarať. Môžete ho umiestniť do chladničky alebo ho preniesť na svojho manžela / manželku alebo účtovníka. Neporiadok a manipulácia alebo papier je vlastnosť, nie chyba. Táto funkcia pomáha rodinným príslušníkom starších spotrebiteľov sledovať účty.

Nakoniec NCLC zdôrazňuje, že papier je trvalým záznamom o vašom účte. Ak dôjde k sporu, máte načasovanú snímku. Ak urobia chybu, máte dôkaz, že ste zaplatili účet. Ak ste auditovaní, máte papierové kópie všetkého. Ak spotrebiteľ odíde, tento trvalý záznam pomáha členom rodiny nájsť chýbajúce účty.

Ak sú údaje účtu všetky elektronické, podliehajú všetkým rizikám počítačov a e-mailov. Ak stratíte prístup k svojmu e-mailu v dôsledku hackerov alebo porušenia hesla, tieto elektronické faktúry vám chýbajú. Predajcovia poukazujú na to, že fyzická pošta predstavuje riziko. Pravdepodobnejšie bude váš e-mail napadnutý alebo zachytený ako niekto, kto vstúpi do vašej poštovej pošty. Ak vezmeme tento scenár úmrtia člena rodiny, môže trvať týždne, kým sa dostane do jeho e-mailu. Fyzické účty a výkazy však stále prichádzajú a tie si môže otvoriť každý.

Aj keď ste usilovní a uschovávate si PDF všetky svoje účty, môže byť ťažké ich nájsť. Väčšina vyhlásení, ktoré sťahujem, má všeobecné názvy, ako napríklad „Statement_03_05_16“ alebo niečo iné kryptické. Môžem ich pomocou Spotlight na svojom počítači Mac nájsť, ale to nie je vždy tak.

Moje strašné skúsenosti s fakturáciou bez papiera

Mám ich niekoľko. Začnem spracovaním kreditnej karty pre svoju firmu. Táto spoločnosť neposkytla možnosť fyzických vyhlásení. Všetci sú online. Jedného dňa sa náhodne rozhodli zatvoriť môj účet. Nie som si istý prečo, ale myslím si, že to malo niečo spoločné so zmrazením zabezpečenia, ktoré som dal na kredit. Stratil som prístup ku všetkým mojim predchádzajúcim vkladovým listom. Niekoľko dní som sa nezmieril a informácie mi boli zablokované. Nevedel som, kto zaplatil za moje podnikanie. Najlepšie, čo by spracovateľská spoločnosť urobila, je povedz mi to telefonicky. Nemal som tiež čo robiť so svojím účtovníkom za dane na konci roka. Našťastie bolo všetko v Quickbooks a ja som mal naše interné potvrdenia, aby som všetko obnovil. Tento incident by ma mal naučiť robiť PDF výpisov z môjho účtu, ale neurobil to.

Keď Costco prešiel z American Express na Citibank, znova som upálil bez papierovej fakturácie. Bol som usilovný a mal som svoje súbory PDF každý mesiac. Potom som bol zaneprázdnený a zabudol som pár mesiacov. Keď som išiel sťahovať, narazil som na túto obrazovku.

Našťastie boli tieto informácie na účte Citibank, takže išlo o odvrátenie krízy. Tento incident ma prinútil kričať na môj počítač (a na mňa), že som zodpovedný za fakturáciu bez papiera.

Inokedy som mal spor s lekárskou kanceláriou. Zmenili fakturačné spoločnosti. Zrazu som mal účet zo 4 rokov, ktorý hovoria, že nebol zaplatený. Potom hrozili zberom. Samozrejme som sa nemohol dostať k starému fakturačnému systému online, hoci tvrdili, že môžu. Až po tom, ako som im faxom zaslal kópiu účtu, odstránili poplatok. Musel som faxovať, pretože neprijímajú e-maily, hoci účty sa posielajú e-mailom. Choďte na to.

Moja situácia nie je ojedinelá. Pri zatvorení účtu zvyčajne strácate prístup k týmto historickým informáciám. Ak neskôr objavíte problém, napríklad preplnenie, môžete mať ťažkosti s preukázaním svojej neviny. Môj priateľ mal tento problém, keď vrátil set-top box svojej káblovej spoločnosti. Jeho účet bol nastavený na automatické platby prostredníctvom jeho banky a jeho posledný účet bol 200 dolárov navyše. Pokúsil sa zavolať káblovej spoločnosti, ale nemal číslo účtu a nemohli o ňom nájsť žiadne informácie. Zástupca oddelenia služieb zákazníkom mohol nájsť iba aktívnych zákazníkov. Až do kolekcií sa to vyriešilo.

Správny spôsob prijímania účtov v papierovej podobe

Ak vás to nestojí, vyhnite sa im

Ako ekológ nenávidím ďalší papier. Zo všetkých vyššie uvedených dôvodov a podrobností v článku NCLC sa vždy rozhodnem pre papier. Žiadne množstvo úplatkov ma nepresvedčí, aby som prešiel. Ak mi však prinútite zaplatiť, pravdepodobne sa uľavím. Tieto vyhlásenia skartujem a recyklujem po niekoľkých rokoch, takže som stále trochu environmentálny.

Deaktivujte marketingové správy a vytvorte filtre e-mailov

Jedným z problémov s e-mailovými výpismi je triedenie legitímnych transakčných správ od propagačných správ. Skontrolujte pravidlá každej spoločnosti týkajúce sa marketingových správ a zrušiť alebo zrušiť odber z čo najviac. Vo svojom e-mailovom programe ich neoznačujte ako spam. váš e-mailový program môže považovať všetky správy od nich za spam. To znamená, že vám bude chýbať vaše vyhlásenie.

E-mailová správa s výpisom má zvyčajne rovnaký predmet. Túto správu označujem, že nikdy nechcem ísť do nevyžiadanej pošty. Nastavil som Gmail tak, aby dal tejto správe vlastný štítok a hviezdičku, takže si ju vždy budem pamätať.

Nastaviť pripomenutia na stiahnutie (a zaplatenie) faktúr

Ak vykonávate fakturáciu v papierovej podobe, v poštovej pošte sa vám nezobrazí pripomienka, že je splatná faktúra. Pretože veľa ľudí vykonáva automatické platby prostredníctvom bankového návrhu alebo kreditnej karty, môžete tento mesačný výpis úplne ignorovať. Nerobte tú chybu. Hrozí vám riziko chýbajúcich problémov s vaším účtom.

Namiesto toho považujte tento mesačný e-mail za schôdzku v kalendári. Ak chcete sťahovať svoje vyhlásenia od dodávateľa, nastavte ho ako opakujúcu sa schôdzku. Ak vám e-mailom pošlú faktúru a nemáte na stiahnutie nič, potom z e-mailu urobte PDF a stiahnite si ho do svojho počítača. Ak by ste stratili prístup k svojmu e-mailovému účtu, nie je jeho uloženie v e-maile dostatočne bezpečné. Každý mesiac musíte stiahnuť výpis. Inak narazíte na všetky potenciálne problémy uvedené vyššie. Nemusíte ich tlačiť, ale nemôžete len veriť, že tieto informácie budú prístupné, keď ich budete potrebovať. Preto musíte prevziať kontrolu.

Môj dôchodkový investičný účet nemá účet ako taký, ale má mesačný výpis. Každý mesiac som pripomenul, aby som si tieto informácie stiahol. Aj keď mi pošlú e-mail, aby mi pripomenuli, aby som si stiahol moje vyhlásenie, som rád proaktívny.

Zoradiť a klasifikovať tieto stiahnuté vyhlásenia

Po stiahnutí hlásenia urobím ďalšiu zmenu názvu stiahnutého súboru. Môžete si vytvoriť svoju vlastnú stratégiu, ale moje je meno dodávateľa, potom posledné štyri z čísla účtu a potom dátum. Napríklad môj bankový výpis môže byť Bank_1234_01_12_16.pdf. Potom vytvorím priečinok pre každý účet a presuniem ho tam. Mám úhľadný a použitý lieska presunúť ich do priečinka na základe obchodníka.

Zálohujte počítač

Viem, že si bol to mnohokrát povedal, ale mohli by sme to tiež zopakovať. Aj keď je nepravdepodobné, že dôjde k zničeniu vašich papierových záznamov, môže dôjsť k zlyhaniu pevného disku alebo k zasiahnutiu počítača vírusom. Ak sa nezálohujete, nebudete mať tieto historické údaje o výpisoch, ak sú všetky elektronické.

Vyskúšajte softvér finančného riadenia, ako je Mint alebo Quicken

Aj keď máte stiahnuté prehľady, môže byť ťažké nájsť transakciu. Páči sa mi pridaná bezpečnosť, ktorá online program kontroluje moje vyhlásenie za mňa. Keď som mal problémy s mojím účtom Costco, podarilo sa mi nájsť veci, ktoré som potreboval v mincovni.

Prijmite, čo nemôžete zmeniť

K tejto bezpapierovej stratégii prechádza viac spoločností, ktoré na vás tlačia bremeno správy účtu. Ak sa podieľate na správe týchto vyhlásení, budete chrániť svoje diela. Bezpapierový papier nie je bezpečnejší alebo pohodlnejší ako papier, je to však nevyhnutný presun nákladov.