Ako prevziať kontrolu nad e-mailom pomocou priority a nerušiť

Aj keď málokto bude tvrdiť, že e-mail je pre väčšinu organizácií neoceniteľný nástroj, stále viac štúdií to dokazuje príliš veľa e-mailu môže svojim zamestnancom spôsobiť vážne problémy s produktivitou. Napríklad, nezabudnite, že dokument, ktorý ste mali napísať, ale trvalo trikrát dlhšie, ako ste očakávali, pretože zakaždým, keď sa naň sústredíte, do vašej doručenej pošty sa dostane nový e-mail. Skôr než to ignorovať, cítili ste sa nútení reagovať a BANG!! Desať minút bolo preč!

Pre mňa sa to deje každých 5 minút pri stole (čo je dôvod, prečo písanie tohto článku trvalo 3 hodiny), a nebolo by prekvapené, keby 99% z vás tam malo podobný príbeh. Preto som bol nadšený, keď spoločnosť Microsoft vydala nový doplnok Outlook 2007 s názvom: Prioritizátor e-mailov.

Je program Microsoft Outlook Email Prioritizer Freeware stiahnuť z nových produktov spoločnosti Microsoft OfficeLabs.

Podľa ich slov:

Už vás nebaví preťaženie e-mailom? Email Prioritizer je navrhnutý tak, aby vám pomohol spravovať preťaženie e-mailu pomocou funkcie „Nerušiť“ a hodnotením e-mailov. Funguje s aplikáciou Outlook 2007 spustenou na serveri Exchange.

Vlastnosti:

• Tlačidlo Nerušiť - Zastavte prijímanie e-mailov na zadané obdobie
• E-mailové priority - E-mail má priradenú prioritu na základe predpripravených pravidiel, aby pomohol nájsť relevantné e-maily

Inštalácia bola rýchla a ľahká:

Pri prvom spustení programu Outlook po inštalácii nového doplnku buďte pripravení počkať niekoľko minút, kým prehľadá váš e-mail a priradí rôzne priority.

Po otvorení programu Outlook po inštalácii si v hornej časti aplikácie Microsoft Outlook všimnete nový panel s nástrojmi Klient 2007. Nastavenia sú celkom rovno. Môžete nakonfigurovať nastavenie „Nerušiť“ v 30 minútových intervaloch až do 4 hodín ALEBO až do ukončenia schôdzky, na ktorej sa práve nachádzate (podľa plánu v váš kalendár programu Outlook.) Okrem toho môžete na paneli s nástrojmi nakonfigurovať aj spôsob, akým sa v priečinku Doručená pošta zobrazuje e-mail na základe priorít priradených k e-maily.

Môžete buď prijať predvolené pravidlá priority alebo ich prispôsobiť podľa svojich preferencií kliknutím na tlačidlo Možnosti na paneli s novými nástrojmi na určovanie priorít e-mailov.

Raz je to celkom rovno. Upravte nastavenia a kliknutím na tlačidlo OK uložte nastavenie.

Používam doplnok v práci už niekoľko dní. Zatiaľ je všetko dobré. Používam inú metódu na určovanie priorít svojej doručenej pošty, ale funkcia „Nerušiť“ už mala veľmi pozitívny vplyv na moje zvyklosti čítať e-maily / DeskTime! VEĽMI Groovy naozaj!

Aktualizácia 25.8.2008

Dnes ráno ma nástroj na automatickú aktualizáciu vyzval na aktualizáciu programu Microsoft Email Prioritizer z verzie V1.0,818,0 až 1,0,820,0. Poznámky spomínajú, že aktualizácia je určená pre používateľov, ktorí nemajú pripojenie k serveru Exchange servery: