Ako vytvoriť šablóny pre programy balíka Microsoft Office

Ako

podľaJoana Simoes

Posledná aktualizácia dňa16. mája 2018

Šablóna v dokumente balíka Microsoft Office je trochu podobná vytvoreniu predtlačeného formulára - urobíte raz formátovanie a text tabuľky a potom sa sústredíte na vyplnenie jedinečných údajov. Môže to byť obrovský čas, či už ho používate interne alebo pre iných klientov alebo zákazníkov. Ak vám to znie dobre, máte šťastie - môžete sa naučiť, ako vytvoriť šablónu v programoch Microsoft Word, Excel alebo PowerPoint.

Ako šablóny fungujú v balíku Microsoft Office

Keď otvoríte aplikáciu balíka Microsoft Office, napríklad Word, Excel alebo PowerPoint, máte dve hlavné možnosti: začať od prázdneho dokumentu alebo od šablóny. Balík Microsoft Office obsahuje množstvo zabudovaných šablón a množstvo šablón, z ktorých si môžete vybrať online.

Keď vyberiete šablónu, začnete novým dokumentom, ale časti dokumentu už boli vyplnené a naformátované. Niektoré miesta budú editovateľné a iné trvalé.

Keď dokument uložíte zo šablóny, šablónu neprepíše. Rovnakú šablónu môžete otvárať znova a znova, aby ste vytvorili podobné dokumenty s konzistentnou formou a formátovaním.

Ako to funguje? Šablóny sa ukladajú v inom formáte ako bežné dokumenty. Napríklad dokument programu Word sa uloží napríklad ako .docx a šablóna sa uloží ako .dotx. Keď uložíte súbor ako šablónu, môžete ho otvoriť z Nový dialógové okno z osobné a Word bude vedieť, že chcete vytvoriť nový dokument založený na tejto šablóne namiesto otvorenia a prepísania šablóny.

Vytváranie šablón v programe Microsoft Word

Spôsob vytvárania šablón vo väčšine programov balíka Microsoft Office je veľmi podobný, ale získate rozpis každého z nich, aby bol pre vás jednoduchší. Začnime s programom Microsoft Word.

Vytvorte si dokument tak, ako chcete, z hľadiska formátovania, grafiky atď. Pridajte zástupný obsah podľa potreby.

Ak ste pripravení ju uložiť ako šablónu, prejdite na stránku Karta Súbor a potom kliknite na Uložiť ako

V Uložiť ako typ rozbaľovací zoznam, vyberte Word šablóna.

Názov šablóny v Názov súboru a potom kliknite na tlačidlo OK Uložiť.

Teraz môžete použiť šablónu, kedykoľvek ju potrebujete súbor –> Nový Ponuka.

Vytváranie šablón v programe Microsoft PowerPoint

Prezentácie v PowerPointe môžu byť časovo náročné. Vytváranie šablón na použitie s programom PowerPoint je skvelý spôsob aby som vám ušetril čas a nemusel začať od nuly zakaždým, keď potrebujete vytvoriť novú prezentáciu. Pomáha tiež vytvárať konzistentnosť a správne budovanie značky pre firemné prezentácie.

Vytvorte alebo otvorte prezentáciu programu PowerPoint, pre ktorú chcete mať šablónu.

Klikni na Tab a potom vyberte Uložiť ako

V Uložiť ako typ rozbaľovací zoznam, vyberte položku PowerPoint šablóna

Zadajte názov, ktorý chcete mať v šablóne PowerPoint Názov súboru a kliknite na Uložiť.

Vytváranie šablón v programe Microsoft Excel

Svet tabuliek, tabuliek a grafov tiež potrebuje šablóny. Postup vytvorenia šablóny v programe Microsoft Excel:

Vytvorte alebo otvorte súbor programu Excel, ktorý chcete uložiť ako šablónu.

Klikni na Tab a vyberte položku Uložiť ako

V Uložiť ako typ rozbaľovací zoznam, vyberte položku Šablóna Excel

Zadajte názov, ktorý chcete mať v šablóne Excel Názov súboru a kliknite na Uložiť.

Používanie šablón

Pri vytváraní a používaní šablón je dôležité pamätať na to, že by ste mali odstrániť všetok text, ktorý nebude v budúcnosti potrebný v každom dokumente. Namiesto toho stačí dať dočasné zástupné symboly vždy, keď je to potrebné a keď pracujete na novom projekte, uveďte správne informácie pre tento konkrétny projekt. To minimalizuje šance na odoslanie dokumentu s nesprávnymi menami a štatistikami.

Šablóny vám uľahčujú prechádzanie úlohami. Je to tiež vynikajúci spôsob, ako predstaviť novým zamestnancom spôsob, akým sa v spoločnosti robia určité dokumenty, prezentácie alebo tabuľky. Vďaka tomu sú veci súdržné a profesionálne vyzerajú všade.

Používate šablóny? Podeľte sa o svoje tipy v komentároch.