Čo je Trello a prečo by ste ho mali používať na riadenie svojho času

recenzia

podľaMark O'Neill

Posledná aktualizácia dňa2. júla 2018

Ak ste zapojení do mnohých pracovných projektov alebo ste samostatne zárobkovo činné osoby, potom je efektívne riadenie projektov veľa. Ak nemáte v úmysle naplánovať si čas a úsilie, skončí to tým, že ich na Facebooku rozdrobíte a výsledkom budú chýbajúce termíny (hovorím zo skúsenosti). Odvetvie nástrojov pre online riadenie projektov je vysoko konkurencieschopné, ale zdá sa, že víťazí predovšetkým nad ostatnými Trelly.

Trello sú milované tými, ktorí sú posadnutí riadením svojho času a projektov, a je ľahké pochopiť prečo. Trello je nielen lacný a cenovo dostupný, ale aj mimoriadne jednoduchý na používanie. Pomocou vysoko vizuálneho prístupu k času a projektovému manažmentu môžete karty pohybovať, aby ste na prvý pohľad videli, čo treba urobiť a kedy.

Bližší pohľad na Trello

Niektorí označili Trello ako „Post-it poznámky o steroidoch“. Na obrazovke vytvoríte „zoznamy“ ako veľkú tabuľu na stene. Potom sú na každom zozname „karty“, napríklad poznámky typu Post-it. Na každej karte je samostatná úloha.

Ako postupujete s úlohami, môžete myšou pretiahnuť kartu zo slov „prebieha“ do „dokončená“ (alebo v ľubovoľnom znení, ktoré uprednostňujete).

Štyri hlavné rysy Trello

Za každú funkciu sa pozrieme o niečo podrobnejšie. Ale tu sú štyri hlavné veci, na ktoré sa treba zamerať, ak sa pozriete na snímku obrazovky vyššie.

• Každá karta môže byť farebne označená stĺpcom. Každá farba sa môže vzťahovať napríklad na iného klienta.
• Ikona zobrazujúca gravatar / obrázok používateľa ukazuje, kto sa zúčastňuje na tejto karte. Môžete pozvať ľudí na kartu, aby mohli zanechať spätnú väzbu a aktualizácie. Alebo ak im chcete priradiť túto úlohu. Ak je úloha priradená, je možné pridať dátum splnenia a upomienku odoslať, keď sa dátum splnenia blíži. Po aktualizácii karty sú všetci na tejto karte upozornení.
• Pozadie každej dosky Trello je možné prispôsobiť. Trello vám poskytuje zázemie alebo si môžete nahrať vlastné. Ako fanatik Lega som nahral tento Lego. Ale ak ste spoločnosť, môžete si prispôsobiť svoju dosku Trello vyslovením loga spoločnosti.
• Karty je možné presunúť na iné dosky, skopírovať na iné dosky alebo po dokončení archivovať.

Založenie novej rady

Prvým krokom je pridanie novej tabule. Po prihlásení v pravom hornom rohu obrazovky stlačte tlačidlo +. Potom zvoľte “Vytvorenie fóra“ z rozbaľovacieho zoznamu.

Potom budete vyzvaní, aby ste rade dali meno, úroveň ochrany osobných údajov a pozadie. Ak ste už vytvorili tím, môžete sa rozhodnúť, že do tohto tímu priradíte nástenku.

Stručné slovo o úrovniach ochrany osobných údajov: Ak je tabuľka ponechaná verejná, bude indexovaná vyhľadávacími nástrojmi a sprístupnená každému, kto ju nájde na stránkach Google. Nedávno sa zistilo, že zamestnanci v Uber používali spoločnosť Trello na vymenovanie citlivých firemných hesiel, ktoré potom spoločnosť Google vyzdvihla.

Takže buďte opatrní a ak MUSÍTE používať heslá Trello, nastavte úroveň súkromia na Súkromné. Aj keď pre heslá, mali by ste naozaj používam správcu hesiel.

Pridanie nového zoznamu

Akonáhle budete mať svoju novú dosku, je čas začať nový zoznam. Môžete to urobiť ľubovoľným spôsobom, ale normálne vyrábam svoje tabule so zoznamami v rôznych fázach procesu. tak “čaká " “prebieha“ a tak ďalej. Alebo môžete mať zoznamy pre projekty, ktoré majú viac úloh, napr “zdobenie domu,” “dosiahnutie svetového mieru, “a “dobývanie vesmíru.”

Nový zoznam pridáte kliknutím na Pridajte zoznam.

Potom zadajte názov tohto zoznamu a uložte ho.

Opláchnite a opakujte pre všetky ostatné zoznamy, ktoré rada potrebuje (ak existujú).

Pridanie novej karty

Teraz je čas pridať novú kartu a na kartu sú rôzne prvky, vďaka ktorým je karta výkonná.

Vytvorenie novej karty

V príslušnom zozname kliknite na Pridajte kartu.

Teraz zadajte úlohu, ktorú chcete pridať. Uložte ho kliknutím na zelenú pridať Tlačidlo.

Opakujte ako predtým pre ostatné úlohy, ktoré musíte pridať (ak existujú).

Ale to je iba začiatok toho, čo môžete na kartu pridať, čo môžete vidieť, ak na ňu kliknete a otvoríte ju.

Priradenie ďalších používateľov

Po prvé, ak ste vytvorili tím a ostatní boli pozvaní na prístup k tabuli, môžete niekomu priradiť konkrétnu úlohu. Alebo ich jednoducho označte tak, aby boli zapojené do konverzácie na tejto karte.

Ak chcete niekoho pridať na kartu, stačí kliknúť na členovia a kliknite na gravatar osoby, ktorú chcete pridať. Podobne môžu byť z karty odstránené opätovným kliknutím na gravatar.

Pridávanie poznámok a príloh

Či už v prospech svojej vlastnej pamäte alebo ako radu ostatným, môže byť potrebné zanechať poznámky. Môžete tak urobiť v hornej časti poznámky a tiež tam nechať odkazy, na ktoré sa dá kliknúť.

Pod sekciou poznámok je oblasť na nahrávanie príloh. Môže to byť čokoľvek od dokumentu po súbor zip až po obrázok. Ak ide o obrázok, zobrazí sa na karte

Pridanie dátumu splatnosti

Ak má úloha termín, môžete mu priradiť dátum splatnosti. Potom dostanete pripomenutie, keď sa dátum blíži a kedy dátum uplynie.

Pridávanie farebných štítkov

Do svojho pracovného zoznamu pridávam farebné štítky, aby som ukázal, aká je práca, kvôli ktorej klientom. Červená je napríklad pre groovyPost.

Menovky môžete upravovať tak, aby hovorili čokoľvek, čo chcete, a na kartu môžete pridať ľubovoľný počet.

Pridávanie komentárov

Ak k vašim kartám majú prístup iní ľudia, nakoniec začnú zanechávať komentáre. Môžete použiť @ na označenie ľudí v konkrétnych komentároch a dostanú upozornenie od Trella.

Presúvanie, kopírovanie, sledovanie a archivácia kariet

Na karte môžete tiež vykonať ďalšie štyri akcie.

sťahovať

Ak máte viac dosiek, môžete medzi kartami presúvať karty. Takže ak by som chcel presunúť kartu z dosky groovyPost na jednu z mojich osobných dosiek, táto možnosť by kartu presunula. Spolu so všetkými komentármi, prílohami atď.

kópie

To je to isté ako sťahovať s výnimkou karty, ktorá sa úplne nepresunie. Práve skopírované. Používam to stále na kopírovanie svojich úloh groovyPost na moju súkromnú pracovnú dosku.

Watch

Ak má niekto na doske kartu, môžete sa rozhodnúť ju sledovať a dostať nové upozornenia bez toho, aby ste sa sami skutočne zúčastnili. Známy tiež ako „režim lurker“ (dobre to nazývam).

Archív

V Trello neexistuje nič také ako „odstrániť“. Namiesto toho, ak chcete odstrániť kartu, zoznam alebo tabuľku, „ju archivujete“. Potom zmizne, ale ak ho budete neskôr potrebovať, dá sa ľahko vrátiť späť.

Iné použitia pre Trello

Trello má toľko použití, ak na to dáte myseľ a premýšľate nabok. Na tento účel má Trello stránku s názvom „Trello Inspiration“. Poskytuje šablóny a nespočetné nápady na použitie.

Integrácia Trello s inými aplikáciami pomocou IFTTT.

Som veľký fanúšik IFTTT (If This Then That) a majú obrovské množstvo automatizovaných skriptov pre Trello. Skontroluj ich.

záver

Tým sa iba poškrabal povrch toho, čo môže Trello urobiť, aby váš život bol organizovanejší. Používate Trello? Ak áno, na čo ho používate?