Sprievodca podmieneným formátovaním v programe Excel

Ako

podľaRyan Dube

Posledná aktualizácia dňa15. januára 2020

Jednou z najužitočnejších funkcií v programe Excel je podmienené formátovanie. To vám umožní poskytnúť vizuálne ukazovatele pre údaje v tabuľke. Pomocou podmieneného formátovania v programe Excel môžete ukázať, či sú údaje nad alebo pod limitmi, či sú trendom nahor alebo nadol alebo oveľa viac.

V tejto príručke sa naučíte, ako používať podmienené formátovanie v Exceli a niekoľko príkladov, kedy je najlepšie túto funkciu používať.

Zmena farby bunky s podmieneným formátovaním

Jedným z najbežnejších spôsobov, ako ľudia v Exceli používajú podmienené formátovanie, sú pravidlá zvýraznenia buniek. Povedzme napríklad, že učiteľ používa tabuľku na zaznamenávanie známok na skúšku.

Ako jednoduchú tabuľku mohol učiteľ jednoducho listovať listom, aby zistil, ktorí študenti zložili alebo nesplnili test. Alebo tvorivý učiteľ môže zahrnúť pravidlo „zvýrazniť bunky“, ktoré zvýrazňuje absolvovanie alebo zlyhanie známok s vhodnou farbou - červenou alebo zelenou.

Ak to chcete urobiť, vyberte ikonu Domov menu a vyberte Podmienené formátovanie v skupine Štýly. Z tohto zoznamu si môžete vybrať, ktoré pravidlo chcete použiť. To zahŕňa zvýraznenie buniek, ktoré sú väčšie alebo menšie ako hodnota alebo sa rovnajú hodnote.

V tomto príklade chce učiteľ zvýrazniť bunky zelené, ak sú vyššie ako absolvujúci stupeň, ktorý je v bunke D2. Zvýraznite všetky bunky v stĺpci B (okrem záhlavia) a vyberte položku Väčší než z Zvýraznite pravidlá pre bunky Ponuka.

Ako limit môžete zadať statickú hodnotu alebo vybrať bunku, ktorá obsahuje túto hodnotu. V rozbaľovacej ponuke môžete ponechať štandardný text „Svetlo červený výplň s tmavo červeným textom“, vybrať si z ľubovoľného iného vlastného nastavenia farieb alebo vybrať Vlastný formát nastaviť si svoj vlastný.

Vidíte, že toto pravidlo zvýrazňuje všetky absolvujúce známky zelene.

Ale čo neúspešné známky? Ak to chcete dosiahnuť, musíte vybrať rovnaké bunky a zopakovať vyššie uvedený postup, ale vybrať pravidlo „menej ako“. Vyberte tú istú bunku, ktorá absolvovala daný stupeň, a zafarbte farbu Bledočervenú pomocou Tmavočerveného textu.

Po dokončení budú dve pravidlá, ktoré sa na údaje vzťahujú, primerane zvýrazniť údaje o známkach podľa toho, či sú pod alebo nad povoleným limitom.

Použitie pravidiel Horná / dolná v Exceli

Ďalším veľmi užitočným pravidlom podmieneného formátovania v programe Excel sú pravidlá „Horná / dolná“. To vám umožní analyzovať akýkoľvek dlhý zoznam údajov a zoradiť zoznam podľa niektorého z nasledujúcich údajov:

• Top 10 položiek
• Spodných 10 položiek
• Najlepších 10%
• Dolné 10%
• Nad priemer
• Podpriemerný

Povedzme napríklad, že v tabuľke nájdete zoznam kníh bestsellerov New York Times a skóre recenzentov. Pomocou pravidiel Hore / Dole môžete zistiť, ktoré knihy boli zaradené medzi 10 najlepších alebo 10 najhorších v celom zozname.

Ak to chcete urobiť, vyberte celý zoznam a potom z ponuky Podmienené formátovanie vyberte pravidlá Horná / dolná a potom vyberte Top 10 položiek.

Nie ste obmedzení na 10 najdôležitejších položiek. V konfiguračnom okne môžete toto zmeniť na ľubovoľné číslo a tiež môžete zmeniť sfarbenie buniek.

Rovnaký prístup ako v predchádzajúcej časti môžete použiť na zobrazenie horných 10 a dolných 10 pridaním sekundárneho pravidla a zvýraznením dolnej 10 červenej a zvýraznením zelenej horných 10.

Po dokončení môžete na prvý pohľad vidieť najlepšie hodnotené a najnižšie hodnotené zoznamy.

Použitie zvýraznenia pre položky s najvyššou alebo najnižšou hodnotou vám umožňuje usporiadať zoznam tak, ako sa vám páči, ale zoradenie (najvyššie alebo najnižšie) môžete stále vidieť na prvý pohľad. To je tiež veľmi užitočné, keď používate pravidlo nadpriemerného alebo podpriemerného priemeru.

Použitie podmieneného formátovania dátovej lišty

Ďalším veľmi užitočným pravidlom podmieneného formátovania sú pravidlá formátovania údajovej lišty. To vám umožní transformovať vaše dátové bunky do virtuálneho stĺpcového grafu. Toto pravidlo vyplní bunku percentom farby na základe polohy, v ktorej je dátový bod nad a pod hornými a dolnými limitmi, ktoré ste nastavili.

Povedzme napríklad, že veľa cestujete za prácou a že prihlásite palivo, ktoré používate pri cestách do konkrétnych štátov. Táto funkcia výplne použije vzor výplne pre každý dátový bod na základe vašich maximálnych a minimálnych dátových bodov ako vysokých a nízkych limitov. Pomocou pravidla podmieneného formátovania údajovej lišty môžete transformovať svoje palivové dátové bunky do stĺpcového grafu.

Vyberte celý stĺpec údajov a vyberte položku Údajové pruhy z Podmienené formátovanie Ponuka.

Môžete si vybrať z dvoch rôznych možností formátovania dátového pruhu.

• Výplň gradientu: Týmto vyplníte bunky v tieňovanom gradiente.
• Plná výplň: vyplní sa bunky v plnom farebnom vzore.

Ak to chcete nakonfigurovať, jednoducho vyberte stĺpec údajov, na ktorý chcete vyplniť výplň, a vyberte buď možnosť výplne s prechodom alebo plné výplne z ponuky Dátové pruhy podmieneného formátovania.

Po použití sa zobrazí gradient alebo plná výplň použitá na bunku každého údajového bodu.

Schopnosť konvertovať tabuľky do vloženého stĺpcového grafu má veľa užitočných aplikácií.

Použitie podmieneného formátovania farebnej mierky

Alternatívou k použitiu možnosti vizuálneho stĺpcového grafu, ktorú poskytujú možnosti vyplnenia buniek, je podmienené formátovanie farebnej stupnice vlastnosť. Vyplní bunky gradientom, ktorý predstavuje, či sa daný dátový bod nachádza na dolnom alebo hornom konci celkového rozsahu údajov.

Ak chcete použiť toto formátovanie, stačí vybrať rozsah buniek, na ktoré sa má formátovanie použiť, a potom vyberte farbu Farebné škály v Podmienené formátovanie Ponuka.

Ak použijete toto formátovanie na celý rad buniek, poskytuje podobnú vizualizáciu ako možnosť údajového riadku. Farbenie buniek vám však poskytuje lepší prehľad o tom, kde každý dátový bod spadá do rozsahu.

Výber, ktorý vyberiete, závisí od toho, ako uprednostňujete prezentáciu svojich údajov v tabuľke. Farebná škála, ako je táto, je užitočná, ak nechcete, aby tabuľka vyzerala ako stĺpcový graf. Stále však chcete vidieť - na prvý pohľad - kde v rozsahu každý dátový bod klesá.

Ako používať sady ikon v Exceli

Jednou z najkreatívnejších funkcií podmieneného formátovania v programe Excel sú súbory údajov ikon. Tieto vám umožňujú implementovať ikonu na vizualizáciu niečoho z údajov v grafe.

V Sada ikon menu v Formátovanie podmienok, môžete si vybrať zo širokej škály sad ikon.

Tieto sady ikon sa zobrazia vo vnútri každej dátovej bunky, aby reprezentovali celkový rozsah údajov, ktoré daná položka spadá. Ak vyberiete šípky, pri nízkych údajoch sa zobrazí červená šípka nadol. Zelená šípka hore pre vysoké dáta. Žltá vodorovná šípka pre údaje strednej triedy.

Tieto farby sú úplne prispôsobiteľné, ak sa rozhodnete. Ak chcete prispôsobiť, stačí vybrať stĺpec údajov a vybrať Spravovať pravidlá v ponuke Podmienené formátovanie.

Všetky tieto možnosti podmieneného formátovania vám umožňujú vizualizovať údaje v tabuľkách. Pomôže vám to na prvý pohľad lepšie pochopiť, čo sa snažíte reprezentovať údajmi.