Ako nakonfigurovať a spravovať automatické archivovanie v programe Outlook 2010

Od začiatku programu Outlook spoločnosť Microsoft vždy obsahovala archívy a archivácia funkcie a Outlook 2010 nie je výnimkou. Funkcia AutoArchive automaticky presunie alebo odstráni staršiu poštu z vašej primárnej schránky do archívneho súboru s údajmi uloženými na vašom lokálnom pevnom disku. Tieto súbory sa nazývajú súbory .PST. V minulosti, keď Súbory Outlook .PST mali limit 2 GIG, funkcia Archív bola omnoho dôležitejšia, pretože archivovala staršie e-maily z vášho primárneho súboru .PST a do súboru Archive.pst. Ako už bolo povedané, aj keď súbory .PST v programe Outlook 2010 majú limit 20 gigov; stále je dobré nechať spravovať staršiu e-mailovú adresu, aby vaše súbory .PST zostali malé a výkon systému bol vyšší!

Znova vysvetlite, čo robí funkcia AutoArchive.

AutoArchive zmenšuje veľkosť poštovej schránky odstránením alebo presunutím starých položiek do archívneho dátového súboru alebo .PST. Tento proces funguje takmer rovnako, bez ohľadu na to, či používate Microsoft Exchange v práci alebo IMAP alebo POP z domáceho alebo malého podniku. Je to v podstate rovnako ako odloženie niekoľkých stôp papiera zo svojho stola a ich umiestnenie do organizovanej skrinky na rýchly prístup alebo do súboru .PST, ako je uvedené vyššie. Tento proces sa líši od

export dvoma spôsobmi. Export vám umožní presunúť e-maily do viacerých rôznych externých formátov, zatiaľ čo archivácia umožňuje presunúť iba staršie e-maily do súboru .pst alebo e-maily úplne odstrániť. Archivácia tiež umožňuje ľahší prístup k starým e-mailom, pretože pre nich existuje v navigačnej table programu Outlook karta. Môžete samozrejme nastaviť aj funkciu AutoArchive, aby ste tiež odstránili starú poštu.

Ako povoliť predvolenú automatickú archiváciu pre všetky priečinky programu Outlook 2010

1. V programe Microsoft Outlook cvaknutie súbor menu a vybraťmožnosti.

2. V ponuke Možnosti cvaknutie Pokročilé a potom cvaknutie Nastavenia AutoArchive Tlačidlo.

3. cvaknutie začiarkavacie políčko pre Spustite AutoArchive každých [14] dní. Odtiaľto môžete v predvolenom nastavení ďalej upravovať nastavenia funkcie AutoArchive pre aplikáciu Outlook 2010 Po povolení AutoArchive presunie (neodstráni) všetku poštu staršiu ako šesť mesiacov do archívu.pst file. Navrhujem, aby ste si ponechali Výzva pred spustením AutoArchive začiarknuté, aby ste boli upozornení vždy, keď dôjde k archívu. Boli by ste prekvapení, ako často sa ma ľudia pýtajú na chýbajúci e-mail! Normálne je to iba funkcia AutoArchive. Po nastavení, kde sa vám páči, cvaknutiePoužite tieto nastavenia teraz na všetky priečinky.

Ak ste postupovali podľa vyššie uvedených krokov, funkcia AutoArchive umožňuje všetky vaše e-maily v programe Outlook. Ak existuje priečinok, ktorý chcete vylúčiť z funkcie AutoArchive, alebo ak chcete, aby sa vzťahoval iba na niekoľko priečinkov, môžeme to urobiť tiež. Program Outlook 2010 vám umožňuje prispôsobiť nastavenia funkcie AutoArchive pre každý priečinok.

Zmeňte nastavenia automatickej archivácie pre jednotlivé priečinky programu Outlook 2010

4. V programe Outlook sa pozrite na ľavú navigačnú tablu. Odtiaľ Kliknite pravým tlačidlom myši ľubovoľný priečinok a vybraťvlastnosti nastaviť svoju politiku AutoArchive.

5. V zobrazenom okne Vlastnosti doručenej pošty cvaknutie archivácia tab. Tu môžete prispôsobiť nastavenia funkcie AutoArchive pre tento priečinok alebo úplne zakázať funkciu AutoArchive.

Dobre, teraz vieme, ako AutoArchive jednotlivých priečinkov! Čo ak však nechcete používať AutoArchive vôbec? Ak nie ste fanúšikom automatickej funkcie, stále môžete využívať archiváciu pomocou manuálneho postupu.

Manuálna archivácia položiek typu How-To

6. V programe Outlook cvaknutie súbor> Informácie kartu ponuky a potom vybraťNástroje na čistenie> Archivovať.

7. V zobrazenom dialógovom okne Archív vybrať ktorý zložky chceš Archív. Tento proces je takmer rovnaký ako AutoArchive, s výnimkou jednorazového riešenia. Niečo iné je, že môžete dokonca prepísať vlastnosť „Nepoužívať automaticky“, ak ste ju použili v niektorých priečinkoch, ale to je voliteľné.

Kde sa nachádzajú archivované položky programu Outlook?

8. V programe Outlook máte prístup k archivovaným položkám z priečinka Archív na ľavom navigačnom paneli e-mailu.

9. K archívom môžete tiež pristupovať zo súboru .pst programu Outlook, kde sú uložené. Môžete sa tam dostať klikanie Súbor> Otvoriť kartu ponuky a VoľbaOtvorte dátový súbor programu Outlook.

10. V predvolenom nastavení je umiestnenie súboru .pst archívu Outlook:

Súbory% UserProfile% DocumentsOutlook

Ak ste aplikáciu Archiváciu v programe Outlook predtým nepoužili, vyskúšajte to! Určite vám pomôže udržať veci čisté a presunúť staré, nepoužité e-mailové položky z vášho súboru primárnej schránky / .PST. Je to tiež pekný spôsob, ako udržať veľkosť súboru .PST pod kontrolou, čo vždy pomáha s výkonom systému!