Ako pridať rozbaľovacie zoznamy a overenie údajov do tabuľky programu Excel 2010

V Excelu 2010 a 2007 je užitočnou funkciou, ktorú počas rozpočtovej sezóny používam neustále, funkcia Overenie údajov, ktorá vám umožňuje vytvoriť rozbaľovací zoznam v bunke, ktorý sa používa na vyplnenie polí. Keďže niektorí z nás pracujú na rozpočte spoločne, pomocou rozbaľovacích zoznamov dokážem udržať normalizované údaje a ušetriť tak mne a mojim spolupracovníkom veľa času počas a na konci procesu. Toto je iba jeden príklad, ale hádam, že to pochopíte. Ak nie, otvorte program Excel 2010 alebo 2007 a sledujte kúzlo rozbaľovacích zoznamov programu Excel!

Aj keď normálne pridávam rozbaľovacie zoznamy na overenie údajov do celých stĺpcov, rozbaľovaciu ponuku môžete pridať aj do jednotlivých buniek. V nasledujúcom príklade budem zostavovať rozbaľovaciu ponuku do celého stĺpca, aby mi pomohol zostaviť kategóriu žánru mojej hudobnej zbierky.

Krok 1 - Vyberte bunky, do ktorých chcete pridať overenie

Kliknutím na stĺpec zvýrazníte celý stĺpec.

Krok 2 - dátová páska

Teraz, keď máte vybraté požadované bunky, cvaknutie údaje na páse a potom cvaknutie Overovanie dát nástrojom.

Krok 3 - Overovacie kritériá

Z nastavenie Tab, cvaknutie rozbaľovací zoznam Povoliť a cvaknutie zoznam.

Krok 4 - rozbaľovací zoznam

V SV našej krabici sú dve rôzne možnosti.

1. Ak už máte niekoľko riadkov s údajmi v zozname, môžete tieto polia vybrať. To je dôvod, prečo normálne robím IE: niekde v mojej tabuľke používam skrytý stĺpec, aby sa veci udržali jednoduché, navrhujem pre toto cvičenie # 2.
2. Ručne zadajte údaje pre rozbaľovaciu ponuku podľa písanie na stroji oddeľte ich čiarkou.

cvaknutieOK zachrániť.

Krok 5 - voliteľné: vstupná správa + upozornenie na chybu

Ak chcete, môžete použiť dve ďalšie karty na overenie údajov. Prvý z nich je Vstupná správa, táto karta vám umožní priradiť malú kontextovú správu, ktorá sa objaví vždy, keď niekto vyberie bunku, ktorej je priradená táto validácia údajov. Druhým je Chybové upozornenie, toto vám umožní nastaviť správu, keď sa niekto pokúsi vložiť do bunky informácie, ktoré sa nezhodujú s údajmi, ktoré vložíte do zdroja.

Hotový!

Teraz budú mať všetky bunky, ktoré ste pôvodne vybrali, funkciu rozbaľovacej ponuky so zoznamom, ktorý si môžete vybrať pre bunku. Tieto bunky budú teraz tiež moderované / normalizované overením údajov, takže do bunky budete môcť zadať iba jednu z možností zdroja. Ak používateľ urobí rozbaľovaciu ponuku a vyberie, žiadny problém. Ak to napíšu, žiadny problém. Ak zadajú nesprávne údaje, dostanú chybové hlásenie podľa vyššie uvedeného postupu v kroku 5 (ak ste nakonfigurovali chybové hlásenie atď.).

záver

Ako som uviedol v úvode, pri koordinácii článkov tu na groovyPost používam rozbaľovacie zoznamy po celú dobu v práci aj doma. Dokumenty Google tiež podporujú túto funkciu, takže v priebehu niekoľkých dní zostaňte naladení pre tento návod.