Váš sprievodca zdieľaním dokumentov v programoch Word, Excel a PowerPoint

Ako

Autor:Sandy Writtenhouse

Posledná aktualizácia dňa28. októbra 2020

Existuje mnoho spôsobov, ako zdieľať dokument, ktorý vytvoríte, v programoch Microsoft Word, Excel a PowerPoint. Mnohokrát jednoducho pripravíme dokument do e-mailu a pošleme ho cestou. Existujú ale aj ďalšie možnosti, ako napríklad umožniť príjemcovi úpravy alebo ich zdieľanie ako iného typu súboru, napríklad PDF.

Táto príručka vás prevedie metódami a možnosťami zdieľania dokumentu v programe Word, Excel a PowerPoint v systéme Windows aj Mac.

Zdieľajte dokument v systéme Windows

Kroky zdieľania dokumentu vo všetkých troch aplikáciách sú v systéme Windows v zásade rovnaké. Líši sa tým, že v každom z nich môžete použiť špeciálne typy súborov. Ak chcete začať, zdieľajte dokument v ktorejkoľvek z týchto troch aplikácií podľa týchto pokynov.

1. Kliknite na ikonu zdieľam tlačidlo v pravom hornom rohu nad stužkou alebo vyberte Súbor > zdieľam z ponuky.
2. Keď to urobíte prvýkrát, zobrazí sa vyskakovacie okno so správou, ktorá vás o to požiada nahrajte kópiu dokumentu na OneDrive a zdieľajte ho. Ak chcete spolupracovať alebo povoliť úpravy, použite túto možnosť a vyberte účet ak ich máte viac.
3. Vyberte ikonu Ktokoľvek s odkazom môže upravovať Políčko nechajte začiarknuté Povoliť úpravy ak to chcete urobiť presne.
4. Ak máte a Prémiový účet OneDrive, môžete voliteľne nastaviť dátum vypršania platnosti a nastaviť heslo.
5. Kliknite Podať žiadosť.
6. Zadajte a meno alebo emailová adresa pre každého príjemcu a ak chcete, pripojte správu.
7. Kliknite Pošli na odoslanie e-mailu pomocou predvolenej e-mailovej aplikácie, Skopírovať odkaz získať odkaz na jeho zdieľanie sami, príp Výhľad vytvoriť odkaz na zdieľanie a vložiť ho do e-mailu programu Outlook.

Prípadne môžete k e-mailu priložiť kópiu dokumentu. Namiesto toho si môžete zvoliť túto možnosť v ktoromkoľvek bode vyššie uvedeného procesu zdieľania. V dolnej časti pod Zdieľajte kópiu, v závislosti od aplikácie vyberte Dokument Word, Pracovný zošit programu Excel alebo Prezentácia v PowerPointe alebo zvoliť odoslanie ako PDF. Týmto sa súbor pripojí k e-mailu pripravenému na vyplnenie a odoslanie.

Tip na úsporu času: Ak chcete rýchly spôsob zdieľania dokumentu Word, Excel alebo PowerPoint v systéme Windows, môžete použite ponuku Odoslať kam. Takto si môžete rýchlo vybrať príjemcu faxu alebo pošty, komunikačnú aplikáciu alebo iné pridané miesto. Pravým tlačidlom myši kliknite na ikonu súboru a presuňte sa na Poslať v ponuke skratiek.

Spravujte prístup k dokumentom v systéme Windows

Ak v kroku 3 vyššie povolíte úpravy a neskôr si to rozmyslíte, môžete spravovať prístup pre každého príjemcu.

1. Kliknite na ikonu zdieľam tlačidlo vpravo hore alebo vyberte Súbor > zdieľam z ponuky.
2. V hornej časti rozbaľovacieho okna kliknite na ikonu Viac možností (tri bodky) a potom Spravovať prístup.
3. Pod menom alebo e-mailovou adresou príjemcu kliknite na ikonu Môže upravovať rozbaľovacieho poľa a v zozname vyberte inú možnosť.

Môžete tiež kliknúť na odkaz na zdieľanie v hornej časti. Potom ho skopírujte a prilepte do inej osoby z okna Spravovať prístup, ak chcete.

Zdieľajte dokument v systéme Mac

Kroky zdieľania dokumentov v programe Word, Excel alebo PowerPoint v systéme Mac sú tiež rovnaké vo všetkých troch aplikáciách a podobné ako Windows.

1. Kliknite na ikonu zdieľam tlačidlo v pravom hornom rohu nad stužkou alebo vyberte Súbor > zdieľam > zdieľam z panela s ponukami.
2. Pri prvom zdieľaní sa zobrazí výzva na výber a Miesto. Vyberte jeden zo svojich účtov OneDrive a kliknite na ikonu Uložiť. Tu môžete upraviť aj názov dokumentu.
3. Kliknite na ikonu zdieľam tlačidlo alebo Súbor > zdieľam > zdieľam na paneli ponuky znova a uvidíte svoje možnosti zdieľania: Pozvať ľudí, Kopírovať odkaz a Odoslať kópiu.

Vyberte si Pozvať ľudí ak by ste chceli spolupracovať. Pridajte mená alebo e-mailové adresy, voliteľnú správu a skontrolujte Môže upravovať políčko, aby mohli vykonávať zmeny. Kliknite zdieľam.

Vyberte si Skopírovať odkaz ak chcete odkaz zdieľať sami. Vyberte si buď Iba na zobrazenie alebo Zobraziť a upraviť pretože odkaz sa bude líšiť. Potom sa skopíruje do vašej schránky, aby ste ich mohli vložiť, kam chcete.

Vyberte si Pošlite kópiu e-mailom s predvolenou e-mailovou aplikáciou. Kliknite Odoslať ako vyberte typ súboru a kliknite na ikonu E-mail ako príloha alebo zdieľam tlačidlo na použitie vášho zdieľaného hárku Mac.

Podobne ako v systéme Windows môžete kópiu dokumentu kedykoľvek zdieľať e-mailom. Kliknite Súbor > zdieľam z panela s ponukami a vyberte typ súboru, ktorý chcete použiť. Môžete si vybrať z dokumentu, zošita, prezentácie, HTML alebo PDF v závislosti od aplikácie, ktorú používate. Otvorí sa e-mail s priloženým dokumentom, ktorý je pripravený na vyplnenie a odoslanie.

Tip na úsporu času: Dokument môžete tiež rýchlo zdieľať v systéme macOS, rovnako ako v systéme Windows. Pravým tlačidlom myši kliknite na ikonu súboru a presuňte sa nadol na zdieľam. Uvidíte možnosti zdieľania na Macu, ako sú Mail, Správy a AirDrop.

Spravujte prístup k dokumentom v systéme Mac

Ak povolíte úpravy dokumentu a zmeníte názor, môžete v systéme Mac spravovať prístup aj pre každého príjemcu.

1. Kliknite na ikonu zdieľam v pravej hornej časti dokumentu.
2. V dolnej časti vyskakovacieho okna pod Zdieľané s, kliknite pravým tlačidlom myši na príjemcu.
3. Vyberte inú možnosť zo zoznamu.

Zdieľanie je starostlivosť!

Existuje mnoho druhov dôvodov na zdieľanie dokumentu Word, Excel alebo PowerPoint. Ak umožňujete ostatným vykonávať zmeny alebo zdieľať ako referenciu, máte v systéme Windows aj Mac flexibilné možnosti.

A ak máte záujem, pozrite sa ako pridať vodoznak do dokumentu Word skôr ako to zdieľate. To je užitočné na označenie vecí, ako je dôvernosť alebo súkromie.

Recenzie

Čo je osobný kapitál? Recenzia z roku 2019 vrátane toho, ako ich používame na správu peňazí

Či už začínate s investovaním alebo ste skúseným obchodníkom, osobný kapitál má pre každého niečo. Tu je pohľad na ...