10 tipov na vytvorenie politiky sociálnych médií pre vaše podnikanie: prieskumník sociálnych médií

Politika. Môže to byť špinavé slovo, najmä v komunitách sociálnych médií.

Prečo? Zle napísané pravidlá sociálnych médií obmedzujú, odrádzajú a brzdia zapojenie sociálnych médií - presne opak čo podniky chcú.

Avšak skvelá politika sociálnych médií podporuje, chráni a posilňuje vysoko kvalitné zapojenie. Ide o zmocnenie a dôveru.

Ako píše Beth Kanter: „Dôvera je lacnejšia ako kontrola.”

V tomto článku vám vysvetlíme, v čom sa líšia politiky sociálnych médií od ostatných politík 10 tipov, ktoré vám pomôžu vytvoriť efektívnu politiku sociálnych médií.

Prečo pravidlá sociálnych médií?

Politika sociálnych médií je odlišná. Vo väčšine zásad a postupov dokumentujeme, čo by mali zamestnanci robiť v určitých situáciách: „Ak sa to stane, urobte to.“ Pre sociálne médiá neexistuje spôsob, ako presne vedieť, aké situácie môžu nastať - alebo v mnohých prípadoch - ako by s nimi mali pracovníci najlepšie zaobchádzať. Každá sieť sociálnych médií a každý vzťah sú jedinečné a prostredie sociálnych médií sa mení každý deň.

Riziká sú neisté. Súdy v súčasnosti interpretujú zákony týkajúce sa sociálnych médií. Kým tento interpretačný proces nebude zrelý - a bude to trvať rokov – organizácie fungujú bez definitívneho vedenia. Medzi problémy, ktoré sa môžu vyskytnúť, patria: dôvernosť zamestnancov a / alebo klientov, problémy v oblasti pracovných vzťahov, zdvíhanie značiek, nesprávna komunikácia, spamovanie atď.

Ako postupujeme v prípade neistého prostredia a nejasných rizík?

Na internete existujú stovky príkladov politík v oblasti sociálnych médií. Ak hľadáte východiskový bod, určite nájdete nápady tu a tu.

S cieľom vytvoriť fungujúce politiky - naozaj funguje - musíme najskôr položiť základy.

Tu sú 10 stratégií, ktoré môžete implementovať dnes.

# 1: Zhromaždite svoj tím

Politiku sociálnych médií nemôže napísať iba jeden človek. Musí to byť jedinečné pre vašu organizáciu a v ideálnom prípade by to malo zahŕňať príspevky od mnohých rôznych ľudí s rôznymi zručnosťami.

Tímový prístup zaručuje, že kľúčové oblasti rizika sú riadené správne a že všetky budúce výzvy, ktoré môžu vzniknúť, sú zodpovedajúcim spôsobom riešené.

Medzi potenciálnych členov tímu patria okrem zamestnancov priamo zapojených do sociálnych médií: generálny riaditeľ, riaditeľ ľudských zdrojov, IT riaditeľ, riaditeľ marketingu / vývoja, riaditeľ programu / oddelenia, právnik zdatný v oblasti sociálnych médií a najmenej jeden digitálny rodák.

Nebojte sa, nie každý člen tohto tímu musí byť oboznámený s intímnymi podrobnosťami vašich aktivít na sociálnych sieťach. Myslite na to takto: ak by došlo ku kríze, aké informácie musí váš tím mať (o sociálnych médiá a legálna krajina, ako aj vaša organizácia a hodnoty), aby ste mohli primerane reagovať na sociálne stránky médiá?

# 2: Zamerajte sa na vytváranie kultúry

Sociálne médiá sú organické. Mení sa to každý deň. Nie je pravdepodobné, že byrokratické politiky budú úspešné. Namiesto toho chceme kultúru inovácií, zdieľania nápadov, riešenia problémov a tvorivosti. Medzi organizačnou kultúrou a politikami existuje priame spojenie. Politiky, ktoré píšeme, formujú našu kultúru.

Pri písaní svojich zásad zahŕňajú procesy, ktoré posilňujú kultúru hodnotenia a učenia. Tu je treba zvážiť niekoľko otázok:

• SZO je vo vašom tíme sociálnych sietí?
• Ako často stretávajú sa?
• Ako sú riešené problémy / výzvy a kým?
• Ako sa máš skupinové učenie sa dokumentov?
• Ako budeme zhodnotiť naše úspechy a poučiť sa z našich zlyhaní?

Vo svojich politikách môžete uznávajú kultúrne hodnoty sociálnych médií ako transparentnosť, dôslednosť, prepojenie, tvorivosť a rýchlosť. Majúc na pamäti tieto hodnoty, budovať procesy, ktoré kladú dôraz na školenie, podporu a hodnotenie.

Ak je pre vás koncept kultúry sociálnych médií nový, pozrite si webovú stránku 26 Sľubné štatistiky sociálnych médií pre malé firmy. Ponúka skvelý prehľad o prostredí sociálnych médií a o tom, prečo ovplyvňuje podniky.

# 3: Zvážte právne dôsledky, vrátane Národnej rady pre preskúmanie pracovných vzťahov (NLRB).

Mnoho súdnych prípadov, ktoré vychádzajú zo sociálnych médií, sú otázkami pracovnoprávnych vzťahov. Národný zákon o pracovných vzťahoch (NLRA) bol prijatý predovšetkým na ochranu práv zamestnancov na organizáciu.

Organizácia zamestnancov sa tradične uskutočňovala osobne alebo telefonicky. S príchodom sociálnych sietí sa to odohráva aj online. Nezáleží na tom, či sú zamestnanci odborovo prepojení alebo nie; majú právo diskutovať o podmienkach zamestnania so spolupracovníkmi.

To znamená, že podľa NLRA môže byť chránený aj neformálny rozhovor na Facebooku o pracovných podmienkach. Každá situácia je iná, ale základom je toto: buďte veľmi opatrní pri informovaní zamestnancov o tom, čo môžu a nemôžu robiť na svojich vlastných osobných stránkach sociálnych médií. Tento jazyk sa môže rýchlo vypomstiť.

V auguste 2011 sa NLRB vydala správu týkajúce sa 14 z týchto prípadov. Toto oznámenie obsahovalo vysvetlenie prípadov, ako aj odôvodnenie prijatých rozhodnutí. Zamestnávateľom vrelo odporúčam prečítajte si túto poznámku a zdieľajte ju s každým v tíme sociálnych médií.

# 4: Samostatné všeobecné politiky od pokynov pre konkrétne stránky

Sociálne médiá sa menia každý deň. Ak sa vaše zásady úzko zameriavajú na konkrétnu stránku sociálnych médií, budú dosť rýchlo neaktuálne. Všeobecne by táto politika mala byť zamerať sa na celkový obraz: kto čo robí (úlohy a zodpovednosti), všeobecný prehľad o tom, ako to môžu / nemôžu (napríklad dodržiavanie právnych predpisov a budovanie značky) a prečo to vôbec robíme (účel a hodnoty).

Je možné vytvoriť samostatné písomné pokyny na zaznamenanie drsných špecifík určitej stránky sociálnych médií. Tieto pokyny ohromne pomáhajú v prípade fluktuácie zamestnancov. Proces Pokyny pre prípravu tiež pomáhajú zamestnancom lepšie pochopiť a vysvetliť, čo a ako robia.

# 5: Neobnovujte koleso

Je pravdepodobné, že už máte zavedených veľa interných politík, ktoré sa vzťahujú na aktivity v sociálnych sieťach. Patria sem zásady ochrany súkromia, súhlasy s fotografiami, používanie internetu, používanie mobilných telefónov a mnoho ďalších.

Môžeš na tieto politiky odkazujte vo svojich politikách sociálnych médií, osobitne si všímajte akékoľvek rozdiely v aplikácii, ktoré môžu byť potrebné v sociálnych sieťach.

Napríklad vaše pravidlá používania mobilných telefónov nemusia v súčasnosti pojednávať o použití fotografií z fotoaparátov mobilných telefónov. Vďaka geografické označovanie, fotografie nasnímané mobilnými telefónmi takmer všeobecne obsahujú digitálne kódovanie, ktoré prezrádza vašu presnú polohu v deň a čas fotografie. Ak na svoje stránky sociálnych médií nahráte fotografiu nasnímanú fotoaparátom mobilného telefónu, môžete poskytnúť viac informácií, ako je potrebné.

Politika sociálnych médií to môže vziať do úvahy tým, že bude od zamestnancov vyžadovať pred zverejnením fotografií použite softvér na odstránenie fotografií s informáciami o geografických značkách.

# 6: Zahrňte externé nariadenia

Väčšina právnych predpisov (vrátane HIPAA, FERPA, spravodlivého zamestnania atď.) Je v platnosti online aj offline. Použite zásady sociálnych médií na pripomenutie zamestnancom, že tieto nariadenia sa musia dodržiavať. Kde je možné, uveďte výslovné príklady toho, aké typy správania sú neprijateľné.

P.S.: Je vhodný čas na premyslenie vašich školení o dodržiavaní zásad spoločnosti. Sociálne médiá ovplyvňujú takmer každý aspekt nášho života a podnikania. Ak vaše školenie týkajúce sa ochrany súkromia, dôvernosti, budovania značky atď. V súčasnosti nehovorí o sociálnych médiách, je čas ich zahrnúť.

# 7: Vytvorte dve politiky

Považuje sa to za najlepší postup majú dve politiky v oblasti sociálnych médií: jednu pre zamestnancov, ktorí používajú sociálne médiá na svoju prácu a jednu pre zamestnancov, ktorí používajú sociálne médiá vo svojom osobnom živote.

Prvá politika zameraná na činnosti spojené s pracovnými miestami by mala byť pokryjeme všetko, o čom sme tu diskutovali: definovanie vášho tímu, formulovanie rolí a zodpovedností, pokyny pre budovanie značky a objasnenie toho, čo musí byť v súlade s internými a externými politikami.

Druhá politika zameraná na zamestnancov využívajúcich sociálne médiá v ich osobnom živote by mala poskytnúť zamestnancom informácie o tom, čo môžu a nemôžu povedať o vašej spoločnosti na ich osobnej stránke.

Niektoré organizácie - vrátane vojenských organizácií a zdravotnej starostlivosti - budú chcieť byť veľmi konkrétni v tom, čo nemôžu zamestnanci zdieľať online.

Napríklad môžu byť prísne dôverné obchodné tajomstvá, informácie o klientoch a dokonca aj miesto pobytu zamestnancov. Budú chcieť ďalšie organizácie povzbudiť zamestnancov, aby konali ako veľvyslanci značiek. Niektorí dokonca idú tak ďaleko, že poskytujú usmernenie, ako hovoriť o spoločnosti online. Akokoľvek by ste chceli, aby to vaši zamestnanci mali diskutujte (alebo nediskutujte) o svojej spoločnosti online, poskytnite im usmernenie.

Dve slová opatrnosti: 1) Je nebezpečné vyžadovať od zamestnancov, aby na pripojenie k vašej spoločnosti online používali svoje vlastné osobné účty sociálnych médií. Môžu sa rozhodnúť, ale urobia to, nech je to ich výber. Posledná vec, ktorú chce ktorýkoľvek manažér, je dozvedieť sa viac o súkromnom živote zamestnanca, ako potrebuje. 2) Skôr ako napíšete túto politiku, prečítajte si tip # 3 a poznámku od Národnej rady pre preskúmanie pracovných vzťahov. Na ceste vás môže ušetriť veľa bolesti hlavy.

# 8: Zdôraznite vzdelávanie

Hranice medzi našim osobným a profesionálnym životom sa stierajú. Väčšina zamestnancov si úplne neuvedomila výzvy, ktoré sa môžu vyvinúť v dôsledku zníženia ochrany osobných údajov. Staré príslovie bolo, "Čo sa stane vo Vegas, zostane vo Vegas." Dnes je presnejšie tvrdenie, „Čo sa stane vo Vegas, zostáva na Facebooku.“

Keď čítam súdne spory, ktoré vychádzajú zo sociálnych médií, zdá sa mi, že veľa prípadov vyvstáva z nevedomosti, nie zo zlého úmyslu zamestnanca. Mnoho zamestnancov si poriadne neuvedomilo dôsledky svojho počítačového správania. Zamestnávatelia poskytujú svojim zamestnancom vzdelávanie v oblasti kybernetickej bezpečnosti a zabraňujú problémom skôr, ako začnú.

Rovnako ako máte dve politiky, jednu pre aktivity súvisiace s prácou a jednu pre zamestnancov používajúcich sociálne médiá v osobnom živote, vzdelávanie zamestnancov môže mať tiež dva smery:

• Poskytnite školenie týkajúce sa zamestnania zamestnancom zapojeným do sociálnych médií v mene organizácie. Prebiehajúce pravidelné školenie pomáha udržiavať vašu organizáciu aktuálnu a dáva zamestnancom príležitosť nadviazať kontakt s ostatnými v tejto oblasti.
• Poučte všetkých zamestnancov o bezpečnosti na internete. Toto vzdelávanie môže zahŕňať to, ako sa chrániť pred počítačovou trestnou činnosťou a ako si vytvoriť a chrániť našu online reputáciu.

Pokiaľ ide o zodpovedné počítačové správanie, zamestnávatelia majú jedinečnú príležitosť vzdelávať a nie poverovať. Tento záväzok preukazuje úctu k zamestnancom. Zamestnanci sa cítia oceňovaní, dôveryhodní a inšpirovaní. Výhody majú všetci.

# 9: Požiadajte právnika o preštudovanie pravidiel

Právne poradenstvo je kritické. Ľahko sa dá ublížiť, najmä v oblasti pracovnoprávnych vzťahov. Určite opýtajte sa právnika, ktorý má skúsenosti v tejto oblasti - váš priateľ daňového zástupcu vám veľmi nepomôže.

Právna kontrola môže byť drahá; súdny proces by však bol exponenciálne nákladnejší.

# 10: Nenechajte to zbierať prach

Kybernetické prostredie sa často mení. Politiky sociálnych médií by sa mali revidovať minimálne každých šesť mesiacov. Nechajte všetkých v tíme skontrolovať pravidlá osobitne a potom spoločne.

Položte si otázku, je to stále relevantné? Pomáha nám to robiť našu prácu? Ako sa zmenilo nedávno prostredie sociálnych médií? Platia nejaké právne aktualizácie?

Politika sociálnych médií nie je najvzrušujúcejšou časťou sociálnych médií; ak sú však dobre vyvinuté, môžu podporiť, posilniť a zaujať personál, pretože zasa zaujmú vašich klientov.

Co si o tom myslis? Aká je vaša najlepšia rada pre spoločnosť, ktorá píše politiku v oblasti sociálnych médií? Svoje otázky a pripomienky nechajte prosím v políčku nižšie.