Ako napísať politiku sociálnych médií na posilnenie zamestnancov: prieskumník sociálnych médií

Má vaša spoločnosť politiku sociálnych médií?

Sú zamestnanci zmätení v tom, čo môžu a nemôžu zverejniť?

Politika sociálnych médií musí zodpovedať požiadavkám spoločnosti a právnym predpisom, mala by však obsahovať otvorené príležitosti pre zamestnancov, aby podporili vaše úsilie v sociálnych sieťach.

V tomto článku nájdete objavte, ako vytvoriť politiku sociálnych médií, ktorá rozpúta účasť zamestnancov.

Prečo politika sociálnych médií?

Výskum ukazuje, že väčšina zamestnancov je ochotná zdieľať informácie o spoločnosti - len si nie sú istí, čo majú zdieľať, pretože sa nechcú dostať do problémov.

Konštruktívna celospoločenská politika v oblasti sociálnych médií bude odpovedať na otázky a povzbudiť zamestnancov, aby pridali podporu na sociálnych sieťach kedykoľvek je to možné.

Cieľom tohto článku je pomôcť vám vypracovať politiku, ktorá je vítaná, nie ohromujúca. Tu je deväť komponentov účinnej a posilňujúcej politiky sociálnych médií.

# 1: Zvážte firemnú kultúru

Vaša firemná kultúra sa budovala rokmi. Definuje viery, správanie a očakávania spoločnosti. Nezabudnite na to, keď sa chystáte písať (alebo prepisovať) politiku sociálnych médií.

Zistite, ktoré ďalšie zásady spoločnosti (napr. HR a IT) sa môžu prekrývať s vašimi novými snahami o sociálne médiá.

Či už sa tieto existujúce zásady týkajú dôverných informácií, obťažovania, technológií, vedenia záznamov alebo iných aktivít, buďte si istí vedieť, ktoré z nich sa majú integrovať do princípov sociálnych médií.

Otázkou teraz zostáva, ako plánujete začleniť tieto (možno prísne) politiky do novej politiky, ktorá má podporiť väčšie zapojenie zamestnancov do sociálnych médií?

Existujúce očakávania spoločnosti sa musia preniesť do novej politiky, aby sa zabránilo zmätkom, nadmernému zdieľaniu a riziku spoločnosti.

# 2: Získajte vstupné od riaditeľa a oddelenia

Usporiadajte stretnutie a pozvite hlavné zainteresované strany vo vašej organizácii a delegátov z potrebných oddelení. Minimálne sa uistite, že mať zástupcov z oblasti ľudských zdrojov, právnych, komunikačných a informačných technológií.

Počas stretnutia diskutovať o procese písania a schvaľovania politiky. Zdôrazniť potenciál spoločensky aktívnych zamestnancov—Dôležitosť zdieľania oznámení a vydaní produktu, možné frontálne počúvanie a zapojenie a zdieľanie oznámení o nábore.

Zdôraznite svoje body zdieľaním príbehov o úspechu z podnikania so sociálne splnomocnenými zamestnancami, ako sú Dell, Cisco alebo iní, ktorí súvisia s vašim výklenkom.

# 3: Určite rozsah

Dobre napísaná politika začína pevným plánom. Celý proces a všetky následné zmeny sa riadia definovaním rozsahu vašich politík v oblasti sociálnych médií.

Odpovedzte na tieto otázky: Chce spoločnosť, aby sa viaceré politiky zameriavali na rôzne oddelenia a siete; jedna kombinovaná podrobná politika; alebo jedna všeobecná zásada platná pre spoločnosť ako celok?

Ako sa rozhodujete, majte na pamäti, že politika, ktorú píšete, je pre „bežných zamestnancov. “ Mala by existovať samostatná politika, ktorá sa bude vzťahovať iba na tím sociálnych médií (s väčšou voľnosťou, pretože sa chystajú viesť projekty). Pravidlá tímu sociálnych médií by mali obsahovať minimálne príručku štýlov, príručku a internú stratégiu.

Tieto všeobecné ustanovenia môžete vynechať zo svojej všeobecnej politiky, aby boli čo najkratšie.

# 4: Štát výskumu a federálne zákony

Navigácia v tom, ako štátne a federálne zákony ovplyvňujú politiku spoločnosti v oblasti sociálnych médií, si vyžaduje čas, ale je nevyhnutná. Nechcete dostať pokutu za nedodržiavanie zákona.

Preskúmajte NLRB a ďalšie federálne pracovné zákony, ktoré môžu chrániť príspevky na sociálnych sieťach. Federálna obchodná komisia má pravidlá ako na to zverejňovať informácie o doložkách, kontrolách a iných situáciách, v ktorých sa uskutočňuje produkt alebo platba za sociálne zmienky. Ostatné zákony zakázať doložky zákazu znevažovania v zmluvách so zákazníkmi online.

Dávajte pozor na obavy zo strany zainteresovaných strán a vedúcich oddelení. Napríklad, keď niektoré spoločnosti vyvíjajú politiky v oblasti sociálnych médií, tvrdia, že potrebujú prístup k osobným používateľským menom a heslám zamestnancov v sociálnych sieťach, aby zabezpečili zachovanie dôvernosti spoločnosti.

Osemnásť štátov prijalo zákony, ktoré zamestnávateľom zakazujú požadovať používateľské mená alebo heslá: Maine and Wisconsin (2014); Arkansas, Colorado, Illinois, Nevada, New Jersey, Nové Mexiko, Oregon, Utah, Vermont a Washington (2013); California, Delaware, Illinois, Maryland, Michigan and New Jersey (2012).

Národná konferencia štátnych zákonodarcov obsahuje niektoré z najlepších podrobností o štátoch, ktoré prijímajú a zohľadňujú tieto zákony. Národná rada pre pracovné vzťahy „Chráni práva zamestnancov na spoločné riešenie situácie v práci, s odbormi alebo bez nich, vrátane diskusií na sociálnych sieťach na tieto účely.“

V skratke, nezabudnite sa porozprávať so svojím právnym oddelením, aby ste zabezpečili, že neporušujete práva zamestnancov.

# 5: Objasnite pravidlá

Vaším cieľom je samozrejme umožniť zamestnancom, aby boli aktívni na sociálnych sieťach kanály a podporovať spoločnosť pozitívnym spôsobom. Pri postupe vpred môžete zistiť, že zamestnanci sú často ochotní pomôcť zdieľať informácie o spoločnosti, ale možno nevedia, čo alebo ako majú zdieľať.

Môžeš pomôcť im objasnením známych problémov a požiadaním o ďalšie otázky týkajúce sa sociálnych médií.

Crowdsourcing týchto otázok zaručuje, že sú všetci na rovnakej stránke. Napríklad si môžete myslieť, že zamestnanci majú otázky o tom, či majú zdieľať konkrétne webové stránky, hoci v skutočnosti majú viac základných otázok - mala by sa im páčiť stránka spoločnosti na Facebooku? Môže spoločnosť vidieť alebo poveriť svoje osobné príspevky?

Odpovedzte na najbežnejšie otázky vo svojom dokumente.

# 6: Profesionálne a osobné použitie

O profesionálnom a osobnom použití sociálnych médií je potrebné zvážiť množstvo otázok. Kedy môžu zamestnanci používať sociálne médiá počas pracovného dňa? Majú povolené uverejňovať osobné informácie počas pracovnej doby (napr. Počas obeda alebo cez prestávku)?

Definujte rozsah prijateľného použitia sociálnych médií v kancelárii. Niektoré spoločnosti majú dvojité politiky založené na type zamestnancov - napríklad administratívni pracovníci a administratívni pracovníci sú schopní využívať sociálne služby počas pracovnej doby, ale hodinoví zamestnanci nie.

Oddelenia priamo zapojené do marketingu sociálnych médií by mali mať ustanovenia, ktoré im umožnia prístup k kanálom sociálnych médií podľa potreby.

Riešte, či musia zamestnanci pri zverejňovaní informácií o spoločnosti zverejniť svoje spojenie so spoločnosťou. Zahrňte prijateľné štandardy vysielania pre ľudí, o ktorých sa dá vidieť, že zastupujú vašu spoločnosť na sociálnych sieťach.

Pri zaraďovaní referencií spoločnosti podporujte príslušné osobné aktualizácie (po pracovných hodinách). Pamätajte, že nemôžete regulovať, čo zamestnanci robia vo svojom voľnom čase, ale môžete robiť návrhy.

# 7: Snažte sa to skrátiť

Doteraz ste to konzultovali s kľúčovými hráčmi; skúmaná politika spoločnosti, štátne a federálne zákony; zhromaždené otázky zamestnancov; a stanovila pokyny pre používanie sociálnych médií počas pracovnej doby.

Toľko informácií by mohlo ľahko naplniť spojivo alebo dve. Z dôvodu rozsiahlych pravidiel je to v poriadku - a ich kópiu by ste mali mať umiestnenú v príslušných oddeleniach.

Ak však distribuujete túto komplexnú politiku zamestnancom, je nepravdepodobné, že si ju prečítajú - skončia na polici niekde s prachom.

Ešte dôležitejšie je, že ak pokyny pre sociálne médiá obsahujú viac ako dve stránky, väčšina zamestnancov bude pravdepodobne zmätená a bude menej pravdepodobné, že sa zapoja do úsilia spoločnosti v oblasti sociálnych médií.

Väčšiu destilujte politiky do krátkych a ľahko zrozumiteľných pokynov. V skutočnosti má Ford jednu stránku ktorý pokrýva najdôležitejšie časti celkovej politiky.

Spoločnosť KPG vytvorila štvorminútové video, ktoré vysvetľuje ich pokyny pre sociálne médiá. Prvé dve minúty oboznámia zamestnancov so sociálnymi médiami a o tom, ako sa používajú na dôležitú komunikáciu so zákazníkmi. V čase 2:30 stručne uvádzajú, ako zastupovať spoločnosť na týchto kanáloch.

Môj tip na zmenšenie rozsahu vašej politiky: Namiesto zahrnutia konkrétnych pravidiel o dôvernosti, obťažovaní alebo ďalšie oblasti, na ktoré sa už vzťahujú existujúce politiky, stručne ich spomenúť a povzbudiť zamestnancov, aby si tieto politiky prečítali oddelene.

Vyhýbajte sa zložitým pravidlám, aby boli zamestnanci skôr zmocnení ako zmätení.

# 8: Školenie zamestnancov

Aj po distribúcii krátkej verzie pokynov pre sociálne médiá budete musieť nájdi si čas na školenie zamestnancov.

To školenie nepochybne bude zahrňte úprimné diskusie o obmedzeniach. Rozbite vnímanú negativitu zahrnutím inšpiratívnych a posilňujúcich prvkov.

Zvýšte relevantnosť sociálnych médií pre zamestnancov vysvetlením, že pre podnikanie sú skutočne dobré—To pomáha urýchliť predajné cykly a zvýšiť uzatváracie ceny. Zamestnanci si možno neuvedomujú, že priemerný používateľ Facebooku má 40 rokov - nie 14 rokov.

Zahrnutie týchto prvkov pomáha motivovať zamestnancov, aby mohli začať pracovať na sociálnych sieťach.

# 9: Spustiť politiku sociálnych médií

Máte radi koláč? Samozrejme - všetci to robia. Usporiadajte večierok na zahájenie politiky v oblasti sociálnych médií, ktorý ľudí nadchne a zvýši povedomie o vašom opätovnom zameraní na zapojenie zamestnancov.

Rozdávajte ceny ľuďom, ktorí sa už podieľajú na sociálnych sieťach. Môžete dokonca uľahčiť účasť vytvorením sledovača sociálnych médií na intranete. Uznajte najlepšie hviezdy sociálnych médií v e-mailoch spoločností alebo rozposielajte ceny (ak máte rozpočet).

Ak ty urob si srandu, ľudia sa budú chcieť zúčastniť!

Sem k tebe

Vytvorenie politiky sociálnych médií, ktorá spĺňa firemné a zákonné obmedzenia, umožňuje zamestnancom a je krátke a milé, je celkom záväzok.

Riadenie jeho vývoja si vyžaduje vypočutie viacerých prispievateľov a destiláciu dôležitých častí do a krátka, ľahko pochopiteľná politika, ktorá znižuje riziko pre spoločnosť a dáva zamestnancom slobodu podpory spoločnosti.

Nová politika môže byť výzvou na zhromaždenie pomôcť zamestnancom v celej organizácii porozumieť sociálnym médiám, zvýšiť aktivitu a pomôcť vytvoriť spoločensky aktívnejšiu spoločnosť.

Co si myslis? Vytvorili ste politiku spoločnosti v oblasti sociálnych médií? Aké položky ste zaradili? Dajte nám vedieť v komentároch nižšie!