Čo sú to súbory PST programu Outlook a prečo ich používať... alebo nie?

Takmer každý, s kým hovorím v práci, sa sťažuje na veľkosť svojho firemného e-mailového účtu. Normálne to nie je problém (ale ľudia sa stále sťažujú), pretože keď sa poštová schránka priblíži k limitu, najviac e - mailových serverov (napríklad Microsoft Exchange) upozorní používateľa, aby mohol vyčistiť poštovú schránku pred server presadzuje ich obmedzenia veľkosti obmedzením odosielania a prijímania zo servera.

Teraz je to všetko v poriadku a Dandy, AŽ DO... na pár dní idete na dovolenku, tieto upozornenia týkajúce sa veľkosti e-mailu prichádzajú a odchádzajú, a potom KABOOM !!! Vaša poštová schránka je PLNÁ a vy už nemôžete odosielať ani prijímať e-maily z mobilu alebo dokonca z OWA (Outlook Web Access). Hovor som dostal miliónkrát. Môj iPhone nemôže odosielať e-maily, pomoc!

• Čo teda robiť?
• Existuje riešenie pre tieto nedostatočne veľké poštové schránky?
• Čo by som mal urobiť pred odchodom na dovolenku?

Teraz vás predstavím nechvalne známemu (podľa IT) Súbor PST programu Outlook.

Čo sú to súbory .PST programu Outlook?

• Dátové súbory programu Outlook alebo súbory .PST programu Microsoft Outlook (ako sú známe) je možné vytvárať pomocou Microsoft Outlook na presunutie alebo kopírovanie e-mailov a príloh z účtu poštovej schránky servera na lokálne PC. V podstate ide o miestny archívny alebo úložný súbor, ktorý vytvoríte na ukladanie e-mailov a príloh na pevný disk, jednotku USB alebo zdieľanie servera (v závislosti od toho, kde ste ich vytvorili a uložili).

Koľko si môžete uložiť v súboroch .PST programu Outlook?

• Pred programom Outlook 2003/2007 mohli súbory .PST ukladať iba 2 GB e-mailov a príloh. V programoch Outlook 2003 a Outlook 2007 sa formát zmenil a súbory PST sa mohli podľa potreby zväčšovať na viac ako 20 GB, pokiaľ nie je predvolený konfigurácia je upravená.
• Úprimne povedané, nedovoľte im získať 20 koncertov. Je to veľa lepší nápad, ako udržať súbory .PST väčšie ako niekoľko koncertov. Ak potrebujete viac úložného priestoru, namiesto vytvorenia vytvorte nový súbor .PST obrovský Archívy .PST. Čím väčšie sú súbory .PST, tým je väčšia pravdepodobnosť poškodenia a straty údajov (a tým ťažšie bude zálohovanie zlých chlapcov.) Môžete pripojiť toľko súborov .PST súbory do svojho klienta Outlook tak, ako potrebujete, jednoducho oddeľte svoj e-mail logicky medzi viacero súborov .PST, ak potrebujete uložiť viac ako niekoľko starých GIG e-mailom.
• TIP - Ak na archiváciu starého e-mailu používate súbory .PST, komprimujte ich potom, čo do nich skopírujete všetky staré údaje. E-mail je zvyčajne iba text, takže veľmi pekne komprimuje.

Ako môžem vytvoriť súbory .PST programu Outlook?

• Je to JEDNODUCHÉ, tu je niekoľko sprievodcov Outlook 2007, 2013 a 2016.

Prečo používať / vytvárať súbory .PST? Výhody?

Veľkosť poštovej schránky

• Pamätáte si na prvý odsek tohto článku? Väčšina správcov e-mailov obmedzuje veľkosť podnikových poštových schránok. Čím je schránka väčšia, tým viac miesta na disku potrebuje, tým viac je potrebné zálohovať a tým viac času potrebovať na vykonanie týchto záloh.
• Ak je vaša e-mailová schránka (ako ja), poštová schránka s veľkosťou 200 megabajtov ju jednoducho nevystrihne. Tu prichádzajú súbory .PST. Stačí vytvoriť súbor .PST a doň presunúť svoj e-mail. Fungujú rovnako ako bežný priečinok poštovej schránky v programe Outlook. Drag and Drop. Je to jednoduché! forum>.
• Najnovšie verzie služby Windows Search indexujú vašu poštovú schránku a všetky miestne súbory .PST (konfigurovateľné) ktoré umožňujú takmer okamžitý prístup ku všetkým e-mailom prostredníctvom vyhľadávacích funkcií zabudovaných do spoločnosti Microsoft Outlook.

Zálohovanie a obnova po katastrofe

• Ak nemáte (alebo nedôverujete) správcovi e-mailu, ktorý pravidelne vykonáva zálohy vášho e-mailového servera, skopírujte svoj e-mail (áno, nemusíte Posielajte poštu do súborov .PST, môžete ju tiež skopírovať) do miestneho súboru .PST je rýchla a ľahká metóda na zabezpečenie toho, aby bol váš e-mail obnoviteľný na serveri DR. scenár.

prenosnosť

• Súbory .PST spôsobujú prenos e-mailov. Povedzme napríklad, že chcete presunúť e-maily z jednej poštovej schránky do druhej. Napríklad vaše meniace sa úlohy a chcete si priniesť starý e-mail. Alebo možno meníte poskytovateľov hostiteľa. ALEBO, možno budete chcieť skopírovať svoj osobný a pracovný e-mail do súboru .PST, ponechať ho na malom disku USB a mať ho stále pri sebe. Ako som povedal, súbory .PST udržujú poštu veľmi prenosnú. A áno, je to aj účet GMAIL, ale tento článok sa netýka účtu GMAIL :)

zabezpečenia

• Vedeli ste, že je takmer nemožné sledovať, či váš IT pracovník / oddelenie číta váš e-mail? Presunutím „citlivého“ alebo „dôverného“ e-mailu z e-mailového / výmenného servera do lokálneho súboru .PST sa pridá vrstva zabezpečenia.
• Poznámka: Väčšina oddelení IT je schopná uchopiť vaše súbory .PST bez toho, aby ste o tom vedeli priamo z pevného disku v práci. Z tohto dôvodu je nevyhnutné zaistiť ďalšie zabezpečenie pevného disku vášho počítača. O tejto téme čoskoro napíšem článok, ale zatiaľ sa na to pozriem toto článok. Je to trochu „GEEKY“, preto si ho čoskoro ukážem v článku, ktorý vysvetľuje niekoľko možností zabezpečenia súborov .PST.

Aké sú nevýhody používania súborov .PST?

Vzdialený prístup

• Raz je poštou pohyboval do súboru .PST už nebude na serveri k dispozícii pomocou aplikácií vzdialeného prístupu, ako sú OWA alebo mobilné telefóny, ktoré SYNC používajú vo vašej poštovej schránke. Na prístup k e-mailu v súboroch .PST budete potrebovať úplného klienta Microsoft Outlook. V takýchto situáciách môže pomôcť malý disk USB. Stále to však nie je také pohodlné, ako nechať e-mail na serveri.

Ľudia sa vám nepáčili a je možné, že prídete o prácu

• Súbory .PST v priebehu času (v závislosti od toho, koľko e-mailov dostanete / uchovávate), môžu zaberať veľa miesta v miestnom počítači alebo zdieľať server, v závislosti od toho, kde ich ukladáte. Chlapci v oblasti IT nenávidia všetko, čo ich núti pracovať, ibaže by to stavali na životopise, takže niekde umiestnite veľa údajov, ktoré od nich budú vyžadovať, aby si kúpili viac miesta na disku.
• Oddelenia Corporate Legal a oddelenia správy záznamov sa nepáčia súbory .PST, pretože vám umožňujú koncovému používateľovi jednoducho ignorovať alebo obísť zásady uchovávania / ničenia firemných dokumentov.
• Tímy firemnej informačnej bezpečnosti sa tiež nepáčia súbory .PST, pretože ak ich o to spoločnosť Legal niekedy požiada obnoviť dáta pre súdny proces alebo predvolanie,. PST súbory môžu podráždiť náklady a úsilie údajov zotavenie.

Výkon systému a mozgu

• Čím viac e-mailu máte, tým viac e-mailu musíte vy aj váš počítač sledovať a spracovávať.
• Pretože viac vyhľadávacích e-mailov a príloh indexuje služba Windows Search (alebo nejaký iný e-mailový / systémový indexátor), váš index bude väčší a vaše vyhľadávanie bude trvať dlhšie.

Dúfajme, že som odpovedal na všetky vaše otázky týkajúce sa súborov .PST programu Microsoft Outlook a zakryl som niekoľko výhod a nevýhod na vysokej úrovni. Ale v prípade, že mi niečo uniklo, neváhajte a napíšte komentár alebo napíšte svoju otázku do mojej forum.